Kirjaudu
.jpg)
Tarkastuksen suorittaminen ei saa olla monimutkaista eikä vaatia kohtuuttoman paljon työtä sitä tekevältä henkilöltä, sillä muuten raportoinnin kynnys kasvaa. Kiinteistöässä havaitsi olevansa tilanteessa, jossa yksinkertaisen tarkastuksen tekemiseen vaaditut työvaiheet tekivät prosesseista kankeita. Oli oltava helpompi tapa suorittaa tarkastuksia, sekä välittää niistä tietoja eteenpäin sidosryhmille.
Finnpilot Pilotage Oy tunnisti poikkeamaraportoinnissaan kehitystarpeita, jotta kentältä kerätty tieto ja siihen liittyvä seuranta olisi läpinäkyvää koko organisaation tasolla. Finnpilot otti Plan Brothersin incy.io -alustan käyttöön poikkeamaraportoinnissa keväällä 2020 ja on sittemmin hyödyntänyt saman alustan Whistleblowing -moduulia ratkaisuna vuonna 2021 voimaan astuvaan EU:n Whistleblowing -direktiiviin.
Kiinteistöissä toimivien yritysten ja kiinteistömanagereiden välistä viestintää pidetään usein yksisuuntaisena ja hieman kankeana. Vuokralaisia tiedotetaan sähköpostilla, auloista löytyvillä ilmoitustauluilla sekä Word- tai PDF-muotoisilla käyttäjäoppailla. Newsecin Business Park -yksikkö tunnisti olemassa olevien kanavien ongelmat, kun he halusivat parantaa kiinteistöjen vuokralaiskokemusta entisestään. Plan Brothersin ratkaisut ovat olleet käytössä Newsecissä vuodesta 2017 lähtien, ja ensimmäiset Newsecin hallinnoimat kiinteistöt alkoivat käyttää incy.io:ta vuokralaisviestintään vuoden 2020 alussa.
Koska laivojen lähtöjä ja saapumisia on Trelleborgin satamassa päivittäin useita kymmeniä, on tärkeää käsitellä kaikki poikkeamat mahdollisimman tehokkaasti, jotta niistä ei aiheutuisi viivästyksiä, jotka vaikuttavat kertautuen koko satamatoiminnan tehokkuuteen. Trelleborgin satama pyrki parantamaan toimintaympäristössä ilmenevien poikkeamien raportoimista ja näistä poikkeamista esiin nousevien jatkotoimenpiteiden seurantaa. He päättivät ottaa käyttöön incy.io -työkalun ja onnistuivat lyhentämään korjaavien toimenpiteiden läpimenoaikaa huomattavasti.
Miljoonia asiakkaita kuukausittain palveleva Sello pyrki parantamaan poikkeamien raportointi- ja käsittelykäytäntöjä ylläpitääkseen korkeaa laatua sekä asiakkaiden viihtyvyyden että turvallisuuden suhteen. Vaihtamalla useat eri kanavat keskitettyyn poikkeamaraportoinnin järjestelmään, Sello on pystynyt parantamaan sisäistä viestintää, minkä seurauksena erinäiset huolenaiheet tunnistetaan nykyään aiempaa nopeammin.
HUB Logistics valitsi Plan Brothersin kumppanikseen vuoden 2016 lopulla ja audits.io:n käyttöönotto suoritettiin tammikuussa 2017. Sovellusta hyödynnetään “5S + safety” -kierroksien sekä johdon turvallisuuskävelyiden toteutuksessa. Järjestelmään kirjatut havainnot liittyvät mm. siisteyteen, epäjärjestykseen sekä työturvallisuuspuutteisiin.
HMSHost Finland valitsi Plan Brothersin yhteistyökumppanikseen keväällä 2019. Yhteistyön aikana käyttö on lisääntynyt asteittain ja nykyään Plan Brothersin moduuleja hyödyntävät yrityksen kaikki työntekijät. Aktiivisinta käyttö on hallinnossa sekä ravintola- ja vuoropäälliköiden keskuudessa, mutta esim. huoltopyyntöjä laittavat kaikki työntekijät.
Plan Brothersin audits.io- ja incy.io -sovelluksista koostuva järjestelmäkokonaisuus otettiin vuonna 2017 käyttöön kaikissa Restelin ravintoloissa työsuojelun ja -turvallisuuden johtamiseen. Restelillä riskienarvionteja ja tarkastuksia tekevät mobillilaitteilla kaikki esimiehet ja poikkeamaraportointia koko 2500 työntekijän henkilökunta yli 200:ssa ravintolassa.
Musti Group sai 2018 keväällä tilintarkastajaltaan tehtäväksi dokumentoida ja kuvata prosessinsa, jonka yhteydessä tuli myös rakentaa sisäiset kontrollit myymäläkentän prosesseihin. Musti Group päätyi implementoimaan Plan Brothersin audits.io -mobiiliratkaisun, jota hyödynnetään ketjun kaikissa myymälöissä viikoittain lyhyemmällä ja kuukausittain laajemmalla tarkastuslistalla.
Korkeakouluissa on herätty viime vuosina vahvasti turvallisuusjohtamisen ja turvallisuustyöhön osallistamisen tärkeyteen. Arcadalla ollaan oltu turvallisuusjohtamisessa edelläkävijöitä jo pidemmän aikaa, sillä vuodesta 2017 alkaen turvallisuustyöhön ja poikkeamien raportointiin on valjastettu kaikki osapuolet oppilaita, henkilökuntaa ja vierailijoita myöten.
Sisäleikkipuistoissa asiakasturvallisuus on aina osana toimintaa, joten sen kehittäminen on ollut luontainen osa HopLopin arkea yrityksen perustamisesta saakka. Vuodesta 2016 lähtien HopLopin turvallisuustyötä on johdettu Plan Brothersin mobiiliratkaisuilla. Hoplopilla tehdään kahdesti päivässä toteutettavat turvallisuusauditoinnit ja puolivuosittaiset kausitarkastukset audits.io:lla, sekä sisäisten ja ulkoisten poikkeamien, asiakasvahinkojen ja turvallisuushavaintojen raportointi incy.io:lla.
Suomen Kansallisoopperalla ja -baletilla oli selkeät odotukset poikkeamaraportoinnin työkalun suhteen: “Keskeisessä roolissa päätöksentekoa oli, ettemme valitse työkalua, jota ei käytetä. Halusimme vakuuttua siitä, että työkalua voi kehittää matkan varrella, koska emme voineet ennalta tietää kaikkia lopullisia tarpeita."
Kämp Collection Hotelsissa noin 500 ihmistä raportoi poikkeamia aktiivisesti. Ryhmään kuuluvat niin hotellin vastaanotto, ravintoloiden kokit ja tarjoilijat, kuin yrityksen johtoporras sekä ostopalveluina mm. järjestyksenvalvojat, piirivartiointi ja hälytysvartiointi. Ennen incy.io -sovelluksen käyttöönottoa, poikkeamaraportointi hoidettiin toimipisteissä Word -tiedostojen avulla.
Citycon Finland toteutti tarkastukset ja poikkeamaraportit aiemmin kynää ja paperia käyttäen, jonka jälkeen tulokset jaeltiin sähköpostitse Excel -taulukkoina. Tämä case-tutkimus esittelee, kuinka audits.io- ja incy.io -työkalujen jalkauttaminen muovasi aiempaa prosessia ja millaisia tuloksia muutoksella on saatu aikaan. Lue myös kauppakeskuspäällikkö Salla Suonperän "Top 3 ominaisuudet" molemmista työkaluista.
Kuten useimmissa muissakin energiasektorin yrityksissä, myös Fortumissa turvallisuusauditoinnit hoidettiin aiemmin kynän, paperin ja Excelin avulla. Jokaisen auditoinnin valmistumisessa kesti niin kauan, että aika- ja kohdekohtainen vertailu vaati pitkää ja turhauttavaa Excel-työskentelyä. Koska Fortum saa nyt jokaisen auditoinnin valmiiksi saman tien eikä raporttia tarvitse enää koostaa erikseen, aikaa säästyy yli 50 %.
Suomen suurimmassa kauppakeskuksessa Itiksessä raportointi hoidettiin ennen Wordin ja Excelin avulla. Tapahtumien kirjaaminen vei paljon valvomotyöntekijöiden aikaa, sillä he vastasivat mm. vartijoiden kentällä tekemien havaintojen kirjaamisesta. Incy.io -sovelluksen käyttöönotto on helpottanut raportointia ja nopeuttanut turvallisuuspoikkeamien selvittelyä. Myös kiinteistön sisäinen viestintä on parantunut merkittävästi.
Plan Brothers' platform of audits.io and incy.io was implemented in all Restel restaurants for occupational health and safety (OHS) management during 2017. At Restel, all supervisors carry out the risk assessments and inspections and incident reporting is done by all 2,500 employees in over 200 restaurants.
Before incy.io ODEON Cinemas Group used to have a decentralised way of reporting incidents in their cinema, as more or less every cinema had their own process of reporting incidents and observations. In this case study you will learn how ODEON Cinemas Group centralised all incident and observation reporting from the group's 360+ cinemas and improved actions to the most commonly reported incidents.
When Plan Brothers Oy was selected as a partner for this venture, Director of Security Services Samuli Nuutinen had clear expectations: “I wanted to become convinced that the tool can be developed along the way since we couldn’t know all our eventual needs beforehand." Read the case study to see how we were able to match these expectations.
At Kämp Collection Hotels about 500 people report deviations. That includes the hotel reception, restaurants, chefs and waiters, top level management, and outsourced services such as doormen, security, and circuit security. Learn how incy.io has shaped the reporting processes since it was introduced in July 2016 in all the hotels and restaurants of the chain.
Before audits.io was implemented Highfield Healthcare was conducting audits with pen & paper across 15 wards. It was hard to know what was good and bad, as the process lacked transparency. After implemented audits.io the process has become much more transparent. Highfield Healthcare also chose to implement incy.io later on to help improve the incident and observation reporting in the orgnisation.
Previously, reporting at Finland’s largest shopping centre, Itis, was done as Word files, from which statistics were compiled with Excel. Recording incidents took up a lot of the time of the monitoring centre workers. The adoption of the incy.io application has made reporting significantly easier and speeded up the clearing up of safety and security deviations. The internal communications of the property have also improved significantly.
