Case-esimerkki: Suomen Kansallisooppera ja -baletti

Matkailu- ja ravintola-ala
incy.io

ESITTELY

Suomen Kansallisooppera ja -baletti käyttää kaikkia kolmea Plan Brothersin tuotetta: incy.io:ta, audits.io:ta ja pelsua. Tämä case study esittelee incy.io:n käyttöä.

Turvallisuuspalveluiden johtaja Samuli Nuutisella oli selkeät alkuodotukset, kun Plan Brothers Oy valittiin yhteistyökumppaniksi: “Keskeisessä roolissa päätöksentekoa oli, ettemme valitse työkalua, jota ei käytetä. Halusin vakuuttua siitä, että työkalua voi kehittää matkan varrella, koska emme voineet tietää kaikkia lopullisia tarpeita. Plan Brothers erottui edukseen siinä, että se oli lähtenyt heti mobiilitoteutukseen.”

Suomen Kansallisoopperassa ja -baletissa on hyvin erilaisia työtiloja ja -tehtäviä. Työntekijät ovat aloillaan huippuosaajia ballerinoista lavastajiin ja suutareista metallimiehiin. Väki ja työntekijöiden määrä talossa vaihtelee esitettävien teosten mukaan.

SUOMEN KANSALLISOOPPERA JA -BALETTI

Kansallisooppera ja Kansallisbaletti tarjoavatooppera- ja balettiesityksiä sekä muita tapahtumia kaikenikäisille. Vuosittain nähdään yleensä neljä uutta oopperaensi-iltaa ja kolme balettiensi-iltaa.

Henkilöstömäärältään Suomen kansallisoopperaja -baletti on keskisuuri ooppera- ja balettitalo. Kuukausipalkkaisia työntekijöitä on noin 550, jonka lisäksi talossa on esitysten mukaan vaihtuvia tuntipalkkaisia työntekijöitä sekä paljon esityksissä vierailevia kotimaisia ja ulkomaisia taiteilijoita.

Oopperan toiminta alkoi 1911, ja baletti perustettiin 1922.

HAASTEET ENNEN INCY.IO-SOVELLUSTA

Ennen incy.io -sovelluksen käyttöönottoa, Suomen Kansallisoopperassa ja -baletissa havainnot ja tapaturmat kirjattiin käyttäen pääosin Exceliä sekä sähköpostia. Erityisesti kriittisemmät toiminnat kirjattiin Exceliin ja mukaan liitettiin toimenpiteet. Tuloksia käsiteltiin asiaankuuluvien ihmisten kanssa. “Muu havainnointi hoidettiin lähettämällä esimiehelle tai vastuuhenkilölle sähköpostia tai ihan paperilapuilla”, Nuutinen kuvailee.

RATKAISU

Kansallisoopperassa incy.io -sovellusta käytetään huolehtimaan erityisesti työntekijöiden turvallisuudesta. Käyttäjiä on tällä hetkellä noin 160. “Näyttämöllä sattuu ja tapahtuu eniten, joten lähdimme siitä liikkeelle”, turvallisuuspäällikkö Nuutinen kertoo. “Sen jälkeen otettiin mukaan lavastamo. Ja tarkoitus on laajentaa käyttöä myös muille osastoille. Olemme miettineet incy.io:n käyttöä muun muassa ääniosaston vikaraportoinnissa.”

Sopivan työkalun valinnassa ykkösprioriteettimme oli helppokäyttöisyys. Nykypäivänä ei haluta enää täyttää mitään lippulappusia.”

Incy.io:n myötä työntekijöiden on helppo merkitä erilaisia havaintoja tai tapaturmia. Ensiarvoisen tärkeää on merkitä poikkeamakategoria, jonka avulla trendejä voidaan seurata analytiikkapuolella. “Kellonaika ja paikka tulee automaattisesti, jos kirjauksen tekee heti poikkeaman sattuessa”, Nuutinen muistuttaa. Kaikki merkinnät saa tehtyä parilla klikkauksella. “Poikkeamien lisäksi keräämme havaintoja myös hyvistä käytännöistä, jotta niitä on mahdollista jakaa laajempaan tietoisuuteen.”

Kun incy.io otettiin käyttöön, henkilöstölle lähetettiin ohje sähköpostilla. “Vedin 10 minuutin briiffit vuoronaloituksessa. Käytännössä ohjelman käytön oppii ilman koulutustakin, mutta halusin pikemminkin motivoida sen käyttöön. Sähköpostissa käytiin läpi oikeat termit.”, Nuutinen kertoo.

TULOKSET

Turvallisuuspäällikkö Nuutinen pitää järjestelmän luomista todella helppona ja nopeana. “Järjestelmän ylläpidon voi hoitaa tarvittaessa itse; tästä on etua perehdytyksessä ja sisäisessä kehityksessä. Myös reagointiaika on mahdollista pitää todella pienenä. Perusarki sujuu meidän kesken, eikä siihen tarvita ulkopuolista toimijaa. Pystymme myös itse muokkaamaan raportteja ynnä muuta. Tottakai järjestelmä on silti uusi ja meillä on iso talo. Ei kaikki ole ollut vain ruusuilla tanssimista, vaan olemme kohdanneet myös haasteita uuden järjestelmän käyttöönotossa.”

“Meidän kannalta oleellista on, että järjestelmä ei ole vain tiedonkeruun saavi, vaan tietoa oikeasti jalostetaan.”, Nuutinen kertoo. Hän on myös tyytyväinen siihen, että incy.io -palvelua kehitetään jatkuvasti. “Kaikkia sisäisiä tarpeita ei tarvitse tietää heti ja toisaalta tarpeet voivat myös muuttua. On myös hyvä, että jos meillä on teoksessa tapaturma tai läheltä piti -tilanne, voimme helposti katsoa onko vastaavaa tapahtunut aikaisemmin.”

Incy.io on lisännyt läpinäkyvyyttä Suomen Kansallisoopperassa ja -baletissa. “Turvallisuusasioista keskustellaan läpi linjaorganisaation. Järjestelmä pakottaa raportoimaan myös ‘kielteiset’ päätökset”, Nuutinen kuvailee. “Nyt havainnot ja kehitysideat eivät häviä loputtomiin sähköpostikeskusteluketjuihin.”

“Kun jokin havainto merkitään suljetuksi, siihen kirjataan selkeästi, mitä on tehty ja mikä on ollut toimenpide. Tämä on hyvä alku, mutta olemme vasta alussa ja tavoitteet siintävät tulevaisuudessa. Loppupeleissä kyse on turvallisuuskulttuurin muutoksesta, joka vie aikaa ja vaatii henkilökunnan sitoutumisen. Hyvä ja helppokäyttöinen työkalu tukee tämän tavoitteen saavuttamista, mutta ei tee työtä meidän puolesta.”

567
Vakituisia työntekijöitä
33
Kansallisuutta
654
Esitystä vuonna 2018
291 295
Vierailijaa vuonna 2018

“Keskeisessä roolissa päätöksentekoa oli, ettemme valitse työkalua, jota ei käytetä. Halusin vakuuttua siitä, että työkalua voi kehittää matkan varrella, koska emme voineet tietää kaikkia lopullisia tarpeita. Plan Brothers erottui edukseen siinä, että se oli lähtenyt heti mobiilitoteutukseen.”

Samuli Nuutinen, Turvallisuuspalveluiden johtaja

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier