Fallstudie: Kämp Collection Hotels

Gästfrihets Fallstudie
incy.io

INCY.IO MER ÄN FÖRDUBBLADE ANTALET RAPPORTERADE AVVIKELSER

INTRODUKTION

Incy.io introducerades i juli 2016 i alla hotell och restauranger inom Kamp Collection Hotels. Säkerhetschefen Petteri Sistonen erhåller säkerhetsinformation från alla platser.

”Säkerhet är ytterst en känsla av att allt är väl. Den kräver tydlig och öppen kommunikation, och anställda måste ha en känsla av att det alltid är bättre att rapportera en avvikelse i stället för att dölja en. Säkerhetskultur förbättras genom att verkligen tar saker i beaktande. Säkerhet först”, säger Sistonen.


På Kämp Collection Hotell rapporterar cirka 500 personer avvikelser. Detta inkluderar hotellreceptionen, restauranger, kockar och servitörer, högsta nivåhanteringsledning och outsourcade tjänster som dörrvakter, säkerhet och krets säkerhet. De vanligaste rapporterade avvikelserna inkluderar störande beteende och stöld, samt arbetsplatsolyckor. Incy.io används också i större evenemang, till exempel när en VIP kräver särskild uppmärksamhet.

FÖRETAGET

Kämp Collection Hotels är en grupp finska hotell, som består av Helsingfors mest ansedda hotell och restauranger och Kämp Spa. Kämp Collection Hotels sysselsätter cirka 450 personer och dess omsättning 2016 var cirka 70 miljoner euro.

Koncernens internationellt mest välkända hotell är den legendariska Hotel Kämp, som firar 130-årsjubileum år 2017. Företaget inkluderar även designhotellet Hotel Klaus K, boutiquehotellet Hotel Haven, Hotel Fabian, och Lilla Roberts, samt livsstil hotellkedjan Hotel GLO. Kämp  Collection Hotellens senaste tillskottt är ett helt nytt lyxhotell, Hotel St George.

UTMANINGAR FÖR INCY.IO

Före introduktionen av incy.io var avvikelserapportering på Kämp Collection Hotels utförd med hjälp av Word-filer. En anställd fick först gå till företagets intranät, leta efter ett visst Word formulär, fylla i det, förvandla det till en pdf-fil och skicka denna via e-post till institutionen för yrkeshälsa och säkerhet.

”Rapporten nådde nödvändigtvis inte alltid fram till alla de människor för vilka den skulle ha varit användbart”, minns Säkerhetschefen Sistonen. ”Systemet fungerade okej, men naturligtvis så påverkas antalet rapporterade avvikelser av hur lätt det är att rapportera dem”. ”Att skapa statistik var svårt i det gamla systemet. Vi hade en mängd olika indikatorer, vilka placerades i Excel, men eftersom arbetet var tvunget att utföras manuellt tog det mycket längre tid att få någon statistik”.

ANTAGANDE AV INCY.IO

Incy.io är enkel att använda och kräver ingen träning. Kämp Collection Hotels anställda tog till att använda incy.io utan ansträngning. ”Det är viktigt att systemet är enkelt och kan användas på mobila enheter. Inte alla är tekniskt kunniga, eller nödvändigtvis förstår vikten av rapportering”, förklarar Sistonen.

”Jag ville introducera den nya applikationen parallellt med det gamla systemet och undvika kulturchocken, men när incy.io infördes, fick jag bara ett fåtal rapporter genom det gamla systemet”.


Feedback från de anställda är bara positiv. ”Innan så hörde jag frågor som 'är denna rapportering verkligen obligatorisk’, men nu berömmer anställda appen på hur trevlig och enkel rapporteringen är. Tröskeln är mycket lägre”, fortsätter Sistonen. ”Vi samlar också positiva iakttagelser, och jag är glad att belöna personalen för skarpa observationer. På så vis kan jag skapa en kultur där det är okej att rapportera vad som helst”.


”Anställda berömmer appen på hur trevlig och enkel rapporteringen är”.

FÖRDELAR MED INCY.IO

”Det är väldigt viktigt att jag kan definiera kategorier och ändra appen för att anpassa våra behov, till exempel genom att definiera olika variabler. Dessutom är den sociala biten av ansökan viktig: det finns interaktion i rapporten, och bidelande av den är enket”, säger Säkerhetschefen Sistonen. ”I den moderna världen behöver dessa frågor talas om, och det måste vara interaktivt”.


Den högsta nivåhanteringsledningen av bolaget var omedelbart nöjd med incy.io. ”Systemet hjälper till att klargöra ansvaret för affärsenheterna. Disponenter förblir medvetna och, till exempel, mottar numeriska data för hur många sjukdagar berodde på arbetsplatsolyckor. Många affärsenheter har börjat ta notis om nya avvikelser och lyhördhet har förbättrats. Alla är nöjda”, säger Sistonen. ”Och vi ville ha ett system som låter oss äga vår egen data”.



”Sällskapligheten av applikationen är viktigt: det finns interaktion i rapporten, och att dela med sig är enkelt”.


”Anställda sparar tid, minst hälften om inte mer”!

RESULTAT

Incy.io har förbättrat företagets säkerhetskultur. Antalet rapporter har åtminstone fördubblats. ”Anställda sparar tid, minst hälften om inte mer”! märker Sistonen, ”De behöver inte leta efter några formulär på intranätet längre, men kan nu gå till en enda webbadress med vilken enhet som helst”. Avvikelsen är lätt att kategorisera med ett par klick.


Säkerhetschefen Sistonen är mycket nöjd med det nya verktyget. ”Det sparar en hel del av min tid. Tidigare tog en rapport 10 minuter i genomsnitt. Men nu när jag kan titta på den på min mobiltelefon eller via e-post, tar det 3 minuter”. Tidsbesparingar är således mer än 66%. ”Dessutom fungerar stödcentret riktigt bra. Sällan finns det någon väntetid och de lyssnar även på nya utvecklingsidéer”, berömmer Sistonen.

66%
Tidsbesparing efter incy.io
50%
Ökning av rapporterade avvikelser
450
Anställda
70 miljoner
EUR Omsättning

”Applikationen är verkligen tillämplig och flexibel för oss, vi kan göra ändringar och skapa en mängd av olika metriker.”

Petteri Sistonen, Riskchef

< takaisin case-tutkimuksiin
< Back to case studies
< Back to case studies
< Back to case studies
< Back to case studies