Case: Hotelkæden Kämp Collection

Gæstfriheds case studie
incy.io

incy.io mere end fordoblede antallet af rapporterede afvigelser

INTRODUKTION

Incy.io blev introduceret i juli 2016 på alle hoteller og restauranter i kæden Kämp Collection Hotels. Sikkerhedsadministrator, Petteri Sistonen, modtager nu sikkerhedsoplysninger fra alle lokaliteter.

”Sikkerhed er i sidste ende en følelse af, at alt er godt. Det kræver klar og åben kommunikation, og medarbejderne skal have en fornemmelse af, at det altid er bedre at rapportere en afvigelse i stedet for at skjule en. Sikkerhedskulturen forbedres ved virkelig at tage tingene i betragtning. Sikkerhed først,” siger Sistonen.

På Kämp Collection Hotels rapporterer omkring 500 personer afvigelser. Det inkluderer hotellets reception, restauranter, kokke og tjener, ledelse på øverste niveau og outsourcede tjenester såsom dørvæsen, sikkerhed og kredsløbssikkerhed. De hyppigst rapporterede afvigelser inkluderer forstyrrende adfærd og tyveri samt arbejdsulykker. Incy.io bruges også i større begivenheder, for eksempel når en VIP kræver særlig opmærksomhed.

VIRKSOMHEDEN

Kämp Collection Hotels er en gruppe af finske hoteller, der består af Helsingfors’ mest anerkendte hoteller og restauranter og Kämp Spa. Kämp Collection Hotels beskæftiger cirka 450 ansatte, og omsætningen i 2016 var omkring 70 millioner EUR.

Kædens internationalt bedst kendte hotel er det legendariske Hotel Kämp, der fejrede 130-års jubilæum i 2017. Virksomheden inkluderer også designhotellet KlausK, boutiquehoteller, Hotel Haven, Hotel Fabian og Lilla Roberts samt livsstilshotellet kæde Hotel GLO. Kämp Collection Hotels seneste tilføjelse er et helt nyt luksushotel, Hotel St. George.

UDFORDRINGER FØR INCY.IO

Før introduktionen af incy.io, blev afvigelser på Kämp Collection Hotels rapporteret i Word-dokumenter. En medarbejder skulle først gå til virksomhedens intranet, kigge efter en bestemt Word-formular, udfylde den, omdanne den til en pdf-fil og sende den via e-mail til afdelingen for arbejdsmiljø.

”Rapporten kom ikke nødvendigvis altid igennem til de mennesker, som det ville have været mest nyttigt for,” husker Sikkerhedsadministrator, Sistonen. ”Systemet fungerede okay, men selvfølgelig påvirkes antallet af rapporterede afvigelser af, hvor let det er at rapportere dem.”

”Det var vanskeligt at oprette statistikker i det gamle system. Vi havde en række indikatorer, som blev placeret i Excel, men fordi arbejdet skulle udføres manuelt, tog det meget længere tid at få statistik.”

INDFØRELSE AF INCY.IO

Incy.io er let at bruge og kræver ingen træning. Kämp Collection Hotels medarbejdere bruger incy.io ubesværet. ”Det er vigtigt, at systemet er let og kan bruges på mobile enheder. Ikke alle er teknisk kyndige eller forstår nødvendigvis vigtigheden af ​​at rapportere,” forklarer Sistonen. ”Jeg ønskede at introducere den nye ansøgning parallelt med det gamle system for at undgå er kulturchok, men da incy.io blev introduceret, modtog jeg kun ganske få rapporter gennem det gamle system.”

Feedback fra medarbejderne har kun været positiv. ”Før hørte jeg spørgsmål som ”er denne rapportering virkelig obligatorisk”, men nu roser medarbejderne appen for hvor fin og nem rapportering det er. Tærsklen er meget lavere,” fortsætter Sistonen. ”Vi samler også positive observationer, og jeg er glad for at belønne de ansatte for skarpe observationer. På den måde kan jeg skabe en kultur, hvor det er okay at rapportere.”


"Medarbejderne roser appen for, hvor fin og let rapporteringen er."

FORDELE VED INCY.IO

”Det er meget vigtigt, at jeg kan definere kategorier og ændre appen, så den passer til vores behov, f.eks. ved at definere forskellige målestandarder. Derudover er applikationens omgængelighed vigtig: der er interaktion i rapporten, og deling er ubesværet,” siger Sikkerhedsadministrator Sistonen. "I den moderne verden er det nødvendigt at tale om disse problemstillinger, og det skal være interaktivt."

Virksomhedens øverste ledelse var straks tilfreds med incy.io. ”Systemet hjælper med at afklare forretningsenhedernes ansvar. De administrerende direktører får viden og modtager for eksempel numeriske data om, hvor mange sygedage der skyldtes arbejdsulykker. Mange forretningsenheder er begyndt at bemærke nye afvigelser, og lydhørheden er forbedret. Alle er glade,” siger Sistonen. ”Og vi ønskede et system, der tillader os eje vores data”.

"Applikationens omgængelighed er vigtig: der er interaktion i rapporten, og deling er ubesværet."

"Medarbejdere sparer tid, mindst halvdelen, hvis ikke mere!"


RESULTATER

Incy.io har forbedret virksomhedens sikkerhedskultur. Antallet af rapporter er mindst fordoblet. ”Medarbejdere sparer tid, mindst halvdelen, hvis ikke mere!” nævner Sistonen. ”De behøver ikke at kigge efter nogen formel på intranettet længere, men nu kan de gå til en enkelt web-adresse med enhver form for enhed.” Afvigelsen er let at kategorisere med et par klik.

Sikkerhedsadministrator Sistonen er meget tilfreds med det nye værktøj. ”Det sparer meget af min tid. Tidligere tog en rapport i gennemsnit 10 minutter. Men nu, når jeg kan se på det på min mobiltelefon eller e-mail, tager det 3 minutter. ”Tidsbesparelser er derefter mere end 66%.”

”Desuden fungerer supportcenteret også rigtig godt. Der er sjældent ventetid, og de lytter også til nye udviklingsideer,” roser Sistonen.

66%
Tidsbesparelser efter incy.io
50%
Stigning i rapporterede afvigelser
450
Medarbejdere
70 millioner
EUR omsætning

”Applikationen er velegnet og fleksibel for os, vi kan foretage ændringer og skabe en række forskellige målinger. Incy.io er klart prisen værd.”

Petteri Sistonen, Risikochef

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier