Case-esimerkki: Itis

Kauppakeskukset
incy.io

ESITTELY

Suomen suurimmassa kauppakeskuksessa Itiksessä raportointi hoidettiin ennen Word -tiedostoina, joista rakennettiin tilastoja Excelin avulla. Tapahtumien kirjaaminen vei paljon valvomotyöntekijöiden aikaa.

Incy.io -sovelluksen käyttöönotto on helpottanut raportointia huomattavasti ja nopeuttanut turvallisuuspoikkeamien selvittelyä. Myös kiinteistön sisäinen kommunikaatio on parantunut merkittävästi.

YRITYS

Suomen suurin ja kansainvälisin kauppakeskus Itis avasi ovensa vuonna 1984. Vuodessa kauppakeskukseen tehdään keskimäärin 17 miljoonaa asiakaskäyntiä. Päivässä se tarkoittaa lähes 50 000 vierailua. Itiksessä on yli 150 myymälää, sekä lukuisia kahviloita ja ravintoloita. Kauppakeskus remontoitiin kokonaisvaltaisesti vuosina 2011-2014.

Kauppakeskus Itiksen omistaa kiinteistösijoitusyhtiö Wereldhave N.V. ja sitä operoi Wereldhave Finland Oy. Wereldhaven portfolioon kuuluu Itiksen lisäksi useita kauppakeskuksia Hollannissa, Belgiassa ja Ranskassa. Wereldhaven osakkeet on listattu NYSE Euronext Amsterdam (AMX) pörssissä.

HAASTEET ENNEN INCY.IO -SOVELLUSTA

Järjestyksenvalvonta sisältää erilaisia tehtäviä. Itiksessä yleisimmät työtehtävät koskevat ihmisten neuvontaa, huomautusten antamista ja julkisivun tarkastuksia. Myös häiriötä aiheuttavien henkilöiden poisto kauppakeskuksen tiloista sekä WC-kierros kuuluvat yleisimpiin järjestyksenvalvonnan tehtäviin.

Ennen incy.io -sovelluksen käyttöönottoa Itiksen vartioinninv alvomopäivystäjä kokosi tapahtumat keskitetysti päivittäiseen raporttiin. Raportointi tehtiin Word -tiedostona.

“Koska Itis on iso kohde ja tapahtumia on paljon, niiden kirjaaminen ylös yhden henkilön toimesta otti paljon valvomotyöntekijän aikaa. Lisäksi kaikki tapahtumat ilmoitettiin radiossa, minkä vuoksi sisäinen radiokanava oli jatkuvasti varattuna”, Itiksen turvallisuus- ja siivouspäällikkö Matias Lehtomäki kertoo. “Aiemmin myös tilastointi otti huomattavasti aikaa, kun jokainen tapahtuma piti siirtää Wordista sopivaan tilastointikategoriaan Excelin puolella.”

Järjestyksenvalvonnan lisäksi, aikaa kului info-pisteellä tapahtuvien toimintojen raportointiin. Yleisimmät merkinnät info-pisteellä ovat ihmisten neuvonta, löytötavarakyselyt, puhelut, lahjakorttien myynti ja lastenvaunujen lainaus.

RATKAISU

“Incy.io -sovelluksen käyttöönoton jälkeen järjestyksen valvonnassa säästetään huomattavasti aikaa, kun raportoinnin voi tehdä suoraan kenttätoiminnan ohessa yhden henkilön itsensä toimesta. Lisäksi tapahtumat siirtyvät suoraan tilastoihin”, Lehtomäki kuvailee. “Useimmat järjestyksenvalvojat ovat hyvin tottuneita käyttämään mobiililaitteita, joten raportointi otettiin hyvin vastaan. Erityisen ilahtuneita olivat valvomopäivystäjät, jotka eivät enää joudu kirjaamaan järjestyksenvalvonnan toimenpiteitä oman työnsä ohessa.”

TULOKSET

Monet konkreettiset asiat ovat parantuneet. “Yhteydenpito järjestyksenvalvonnan ja kiinteistöjohdon välillä on helpottunut, kun raportointia voidaan seurata reaaliaikaisesti,” Matias Lehtomäki kehuu. “Tapahtumaan liitettävät kuvat ja kommentointikentässä käytävä vuoropuhelu ovat nopeuttaneet turvallisuuspoikkeamien selvittelyä .Lisäksi järjestyksenvalvonnan radioverkko ei nyt rasitu yhtä paljon niin kutsutusta raportointikeskustelusta.”

Turvallisuus - ja siivouspäällikkö Lehtomäki kertoo raportoinnin olleen Itiksissa jo aikaisemmin melko tarkkaa, joten incy.io -sovelluksen käyttöönotto ei radikaalisti muuttanut turvallisuushuomioiden määrää. Mutta “järjestelmä mahdollistaa kuitenkin myös muiden asiakasavustusten kirjaamisen. Niitä ei aiemmin raportoitu ollenkaan”, Lehtomäki kertoo. “Incy.io -sovellus vapauttaa päivittäin usean tunnin verran järjestyksenvalvonnan aikaa hoitaa muita tehtäviä raportoinnin sijaan.”

100 000 m2
Vuokrattava bruttoala (GLA)
17 miljoonaa
Vierailijaa vuosittain
200
Kauppaa / Ravintolaa / Palvelua
3 vuotta
Yhteistyössä kanssamme

“Yhteistyö Plan Brothersin kanssa on mahdollistanut siirtymisen täysin mobiiliin raportointiin ja parantanut kiinteistön sisäistä viestintää. Sisällöt on räätälöity vastaamaan meidän juuri meidän kiinteistömme tarpeita. Työkalu vapauttaa päivittäin usean tunnin verran aikaa hoitaa muita tehtäviä raportoinnin sijaan.”

Matias Lehtomäki, Security and Cleaning Manager

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier