Fallstudie: Finlands Nationalopera och Balett

Gästfrihets fallstudie
incy.io

INTRODUKTION

Finlands Nationalopera och Balett använder alla tre Plan Brothers produkter: incy.io, audits.io och pelsu. Denna fallstudie omfattar införande och användning av incy.io.

När Plan Brothers Oy valdes som partner för denna satsning, så hade Direktören för Säkerhetstjänster, Samuli Nuutinen, tydliga förväntningar: ”Det viktigaste i beslutsfattandet var att vi inte väljer ett verktyg som vi inte kommer att använda. Jag ville bli övertygad om att verktyget kan utvecklas längs vägen eftersom vi inte kunde veta alla våra framtida behov i förväg. Plan Brothers stod ut med deras implementation i mobila enheter”.

Finlands Nationalopera och Balett har många typer av arbetsytor och skyldigheter. Arbetarna är toppen av deras grenar, från ballerinor till scenografer och från skomakare till metallarbetare. Antalet personer och arbetstagare varierar med de utförda arbetena.

FÖRETAG

Finlands Nationalopera och Finlands Nationalbalett erbjuder opera och balettföreställningar samt andra evenemang för publik i alla åldrar. Det finns vanligtvis fyra nya operapremiärer och tre balettpremiärer per år.

När det gäller antalet arbetstagare är Finlands Nationalopera och balett ett medelstort företag. De har cirka 550 tjänstemän, ett varierande antal arbetare som betalas per timme beroende på föreställningarna, och en hel del besökande artister från Finland och andra länder.

Operan startade 1911 och Baletten grundades 1922.


UTMANINGARNA FÖRE INCY.IO APPLIKATION

Innan applikationen incy.io lanserades vid Finlands Nationalopera och Balett, registrerades kritiska observationer och olyckor med Excel, och relevanta personer hanterade resultaten. Andra observationer gjordes via e-post eller helt enkelt genom noter av papper till chefen eller personansvarig.

LÖSNING

Finlands Nationalopera använder nu incy.io applikationen speciellt för att ta hand om säkerheten för sina anställda. Det finns cirka 160 användare för tillfället. ”De flesta av olyckorna inträffar på scenen, så vi började därifrån”, säger Nuutinen. ”Efter det räknade vi in scenegendomsrummet, och vårt mål är att utvidga det till också andra avdelninga. Vi har tänkt på att använda incy.io för ljudavdelningens felanmälningar”.

”När vi väljer ett verktyg, så är vår prioritet användarvänlighet. Numera vill vi inte fylla ut några papperslappar”.

Med incy.io, är det lätt för arbetarna att rapportera olika observationer eller olyckor. Det viktigaste är att markera avvikelsekategorin. ”Även tidsstämpeln och platsen kommer att uppdateras automatiskt om anteckningen görs direkt efter att avvikelsen har hänt”, säger Nuutinen. Alla anteckningar kan göras med bara ett fåtal klick. ”Vi samlar också iakttagelser om goda seder”.

När incy.io togs i drift, sändes instruktioner till personalen via e-post. ”Jag hade 10 minuters rundvandringar i början av skiftet. Det är lätt att lära sig att använda incy.io även utan träning, men jag ville motivera personalen att använda den. E-postmeddelandet inkluderade alla passande termer”, säger Nuutinen.

RESULTAT

Tjänstesäkerhetschefen Nuutinen sag att skapandet av systemet var snabbt och enkelt. ”Du kan hantera systemet själv om det behövs. Detta bidrar med onboarding / träning och intern utveckling. Dessutom kan reaktionstider hållas riktigt korta. Den dagliga användningen kan hanteras av oss och vi behöver inte en extern operatör. Vi kan också redigera rapporter, etc”.

”Naturligtvis är systemet fortfarande nytt och vi har ett stort hus. Det har inte alltid varit en dans på rosor. Vissa ledningsförändringar krävdes under introduktionsprocessen, så några ryckigheter kan förväntas, men när det väl var uppbildat var det lätt att använda”.

Det mest relevanta för oss är att systemet är inte bara en pool av information, men att informationen behandlas”, säger Nuutinen. Han är glad att incy.io tjänsten ständigt utvecklas. ”Det är inte möjligt att veta alla behov i förväg, och å andra sidan kan behoven också ändras. Om det finns en olycka eller ett tillbud under en föreställning är det bra att kunna enkelt kontrollera om det har förekommit några liknande händelser tidigare”.

Incy.io har ökat insynen i Finlands Nationalopera och Balett. ”Säkerhet diskuteras genom ledningsorganisation. Systemet tvingar oss att även rapportera 'negativa' beslut”, beskriver Nuutinen. ”Nu kommer inte observationer och utvecklingsidéer att drunkna i ändlösa e-postkonversationer”.

”När en observation har markerats som stängd, så är den tydligt märkt med vad som har gjorts och vad åtgärderna har utgört. Detta är en bra början, men vi är fortfarande i början, och våra mål ligger längre fram i tiden. I slutändan handlar det om en förändring av säkerhetskulturen, vilket tar tid och kräver engagemang från personalen. Detta användarvänligt verktyg hjälper oss att nå målet, men gör ej jobbet för oss”.

567
Fullanställda
33
Nationalitieter
654
Föreställningar i 2018
291 295
Besökare i 2018

”Det viktigaste i beslutsfattandet var att vi inte ville välja ett verktyg som vi inte kommer att använda. Jag ville bli övertygad om att verktyget kan utvecklas längs vägen eftersom vi inte kunde veta alla våra slutliga behov i förväg. Plan Brothers stod ut med deras implementation i mobila enheter”.

Samuli Nuutinen, Säkerhetstjänstdirektör

< takaisin case-tutkimuksiin
< Back to case studies
< Back to case studies
< Back to case studies
< Back to case studies