Case-esimerkki: Citycon

Kauppakeskukset
audits.io
incy.io

TIIVISTELMÄ

Aiemmin Citycon Finland toteutti tarkastukset ja laati poikkeamaraportit kynää ja paperia käyttäen ja lähetti tulokset eteenpäin Excel-taulukkoina ja sähköpostitse. Audits.io-palvelun käyttöönotto tehosti näitä toimia, jonka seurauksena myös incy.io otettiin käyttöön.

Tämä Case Study esittelee Cityconin Suomen kauppakeskuksissaan kohtaamat haasteet ennen näiden kahden sovelluksen käyttöönottoa. Myös sovellusten tuomat hyödyt esitellään.

TIETOA CITYCONISTA

Citycon on päivittäistavarakauppavetoisten, kaupungeissa sijaitsevien kauppakeskusten johtava omistaja, kehittäjä ja hallinnoija Pohjoismaissa ja Baltiassa. Yhtiön hallinnoiman kiinteistöomaisuuden arvo on yhteensä 4,7 miljardia euroa ja sen osakkeiden markkina-arvo on lähes 2 miljardia euroa. Citycon on kauppakeskusten markkinajohtaja Suomessa ja se on markkinajohtajien joukossa myös Norjassa, Ruotsissa ja Virossa. Näiden maiden ohella Cityconilla on vahva jalansija myös Tanskassa. Suomessa Citycon omistaa 20 kauppakeskusta.

LAATUAUDITOINNIT

Ennen audits.io -sovelluksen käyttöönottoa Citycon hoiti auditointiprosessit lähinnä vanhanaikaisin keinoin. Siivouksen, kiinteistön ylläpidon, ulkotilojen ylläpidon ja vartiointikumppanien laatu auditoitiin kuukausittain. Kumppanit kirjoittivat tarkastuslistaansa erilaisia huomioita ja siirsivät ne sitten Excel-taulukkoon. Tämän jälkeen Excel-tiedosto lisättiin kiinteistöpäällikkö Esa Sihvosen hallinnoimaan sähköiseen kansioon, missä sitä säilytettiin kyseistä kauppakeskusta koskevana raporttina.

Kiinteistöpäällikkö Esa Sihvonen kävi läpi kaikkien kauppakeskusten raportit avaamalla jokaisen Excel-tiedoston erikseen ja lisäämällä tiedot omaan tiedostoonsa, jota hän päivitti kuukausittain laadunseurantaa varten.

Citycon Finlandin omistamissa 20 kauppakeskuksessa suoritetaan vuosittain yhteensä jopa 960 auditointia. Päivitettäviä Excel-taulukoita kertyi huomattavan paljon, joten vaikka aiempi prosessi oli toimiva, oli se myös työläs ja aikaavievä.

LIIKETILOJEN LUOVUTUKSET

Ennen audits.io -sovellusta liiketilojen luovutus hoidettiin Word-asiakirjalla, joka täytettiin ja tulostettiin. Tiloista ei ollut kuvia. Luovutussopimuksen solmimisen jälkeen asiakirjat arkistoitiin ja niitä oli hankala löytää jälkeenpäin, kun niitä olisi tarvittu. Myös puutteiden kehityssuuntia oli vaikea seurata, sillä koko prosessi tehtiin käsin ja puutteita harvoin merkittiin muistiin.

AUDITS.IO -SOVELLUKSEN TUOMAT RATKAISUT

“Käytämme audits.io:ta kahdella eri tavalla. Ensimmäinen näistä on laatuauditointi: käytämme sovellusta eri palveluntarjoajien laadun mittaamiseen. Teemme heidän kanssaan kierroksen ja keräämme positiiviset ja negatiiviset havainnot,” kertoo kauppakeskuspäällikkö Salla Suonperä. “Raportin laatiminen on palveluntarjoajan vastuulla. He syöttävät tiedot audits.io:n käyttöliittymän kautta, mutta me näemme raportit ja analyysit.”

Kaikkiin Cityconin palveluntarjoajien kanssa solmimiin sopimuksiin on määritelty tietyt laatutasot. Jos toiminta ei saavuta sovittua laatutasoa, tilanne voidaan nyt korjata läpinäkyvien tietojen perusteella. Koontinäkymän avulla Cityconin päälliköt voivat tarkastella jokaista palveluntarjoajaa erikseen tai samanaikaisesti. “On helppo huomata, jos jokin palvelu ei menesty yhtä hyvin kuin muut,” Suonperä kertoo. “Näin löydämme helpommin tarkat syyt eri kategorioissa esiintyviin ongelmiin.”

AUDITS.IO:N KOLME PARASTA OMINAISUUTTA SALLA SUONPERÄN MIELESTÄ:

- Laadunvalvonta helpottuu huomattavasti
- Ongelmien tarkat syyt löydetään ja korjataan nopeammin
- Koontinäkymä näyttää kaikki sijainnit samanaikaisesti

Ennen kaikkea audits.io säästää aikaa. Cityconin kiinteistöpäällikkö Esa Sihvosen sanoin “se toimii muutamalla klikkauksella ja aikaa säästyy huomattavasti”. Sen avulla Citycon pystyy säilyttämään kaikki tilastot ja raportit, mikä helpottaa palveluntarjoajien vertailua, mikäli organisaatio päättää etsiä uusia yhteistyökumppaneita.

Nyt myös liiketilojen asiakirjat ovat järjestyksessä, ne ovat helposti löydettävissä ja ne allekirjoitetaan sähköisesti. Ennen ongelmana oli kuvien ottaminen ja niiden liittäminen Word-raportteihin. Nyt Citycon käyttää audits.io:n helppoa kuvaominaisuutta, mikä helpottaa tilojen laatutarkastusta. Jokainen poikkeama kuvataan puhelimella tai tabletilla ja kuva tallennetaan oikeaan kategoriaan. Näin liiketiloista on visuaalista tietoa kysymysten ja ongelmien varalle.

HAASTEET ENNEN INCY.IO -SOVELLUSTA

Audits.io:lla saavutettujen erinomaisten tulosten jälkeen Citycon päätti ottaa käyttöön myös incy.io:n.

Ennen incy.io -sovellusta Cityconin tarkastukset tehtiin kiertämällä kiinteistöt jalan. Tarkoituksena oli varmistaa, että kaikki oli hyvin puhtauden, ylläpidon ja vartioinnin suhteen. Sama kierros kirjattuine huomioineen ja valokuvineen tehtiin monta kertaa kuussa.

Kierroksen jälkeen tarkastuksen vastuuhenkilö siirtyi työhuoneeseensa laatimaan sähköposteja. Jokaiselle palveluntarjoajalle lähetettiin erikseen sähköposti, johon kirjattiin huomiot ranskalaisilla viivoilla ja johon liitettiin kuvat poikkeamista, jotka tuli korjata.

Prosessi sisälsi monta vaihetta ja se oli melko työläs. Tiedot tallentuivat vain sähköpostiohjelmaan, joten niitä ei pystynyt tarkastelemaan missään muualla. Toisinaan pieniin poikkeamiin ei lopulta puututtu, sillä niiden raportointi oli liian työlästä.

INCY.IO -SOVELLUKSEN TUOMAT RATKAISUT

Nyt johtoporras ja vartiointihenkilökunta käyttävät incy.io -sovellusta puhtauteen, kiinteistön ylläpitoon ja turvallisuuteen liittyvien poikkeamien raportointiin. Kauppakeskuspäällikkö Suonperä kertoo: “Kauppakeskuksen liiketoiminta perustuu näille toiminnoille, joten käytämme sovellusta päivittäin. Samoin kuin audits.io -sovellus, incy.io auttaa varmistamaan, että yhteistyömme eri palveluntarjoajien kanssa on tietyllä tasolla, ja että he saavat myös tietoa omasta laatutasostaan. Incy.io on helpottanut myös palautteen antamista”.

INCY.IO:N KOLME PARASTA OMINAISUUTTA SALLA SUONPERÄN MIELESTÄ:

- Helppokäyttöinen
- Matala kynnys poikkeamien raportointiin
- Poikkeamien jälkihallinta on helppoa

“Sen sijaan, että varaisimme tietyn ajan tarkastuskierrokselle, voimme lisätä havainnot muiden työtehtävien lomassa. On mielenkiintoista, että spontaanien havaintojen määrä on kasvanut,” Suonperä sanoo. “Sovelluksen tuoma ajansäästö ja helppokäyttöisyys yllättivät meidät positiivisesti.” Myös Esa Sihvosen mielestä “sovelluksen käyttö on todella nopeaa, ja kaiken voi tehdä paikan päällä”.

TULOKSET

Audits.io- ja incy.io -sovellusten käyttö on säästänyt aikaa, helpottanut viestintää eri osapuolten välillä ja parantanut havaintojen laatua kaikissa Cityconin Suomen kauppakeskuksissa. Kaikki tiedot ovat nyt järjestyksessä ja niitä on helppo tarkastella.

38
Kauppakeskusta omistuksessa
170 miljoonaa
Kävijää vuosittain
95.6%
Käyttöaste
4 vuotta
Yhteistyössä kanssamme

“Yhteistyö Plan Brothersin kanssa on vaivatonta, kuten heidän tuotteensakin. Järjestelmä ja käyttöliittymä ovat helppokäyttöisiä, eivätkä ne vaadi ylimääräistä koulutusta. Vain harvat palveluntarjoajat toimivat yhtä tehokkaasti, kehittävät tuotteitaan jatkuvasti ja toteuttavat tehdyt muutokset.”

Salla Suonperä, Kauppakeskuspäällikkö

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier