Case studie: Citycon

Indkøbscenters case studie
audits.io
incy.io

Citycon Finland plejede at foretage audits og rapportering af hændelser med kuglepen og papir og derefter yderligere rapportere resultaterne via excel-ark og e-mails. Introduktionen af audits.io viste sig at være mere effektivt, hvilket senere resulterede i yderligere indførelse af incy.io.

Dette case studie viser de udfordringer, som Citycon stod overfor i deres finske indkøbscentre, før de introducerede de to revisions- og inspektionsprogrammer. Desuden præsenteres de opnåede fordele tydeligt.

Kvalitetsaudit

Før brugen af audits.io-appen arbejdede Citycon for det meste på den gammeldags måde, når det kom til auditprocesser. De foretog en månedlig kvalitetsaudit af rengørings- og ejendomsvedligeholdelse, udendørs vedligeholdelse og sikkerhedspartnere i alle indkøbscentre. Partnerne skrev forskellige fund på deres checkliste og indsatte dem derefter i et Excel-ark. Derefter tilføjede de Excel-arket til en digital mappeadministrator af senior ejendomschef, Esa Sihvonen, hvor det fungerede som rapporten for det specifikke indkøbscenter.

Senior ejendomschef Sihvonen kiggede derefter alle rapporter igennem fra hvert center, åbnede de separate Excel-ark og tilføjede oplysningerne i sit eget regneark, som han fortsatte med at opdatere månedligt for at overvåge kvaliteten.

De 20 indkøbscentre, der ejes af Citycon Finland, går gennem audit en gang om måneden for rengøring, ejendomsvedligeholdelse, udendørs vedligeholdelse og sikkerhedskvalitet, hvilket udgør op til 960 revisioner hvert år. Dette betyder et betydeligt antal opdateringer af Excel-ark årligt. Processen var okay, men det var meget arbejde, der var tungt og tidskrævende.

Overdragelser

Før brug af audits.io, blev handlingsprocessen for detailhandelsrum udført med et Word-dokument, der blev udfyldt og udskrevet. Der var ingen fotos af rummet. Efter en sådan overdragelseskontrakt blev disse dokumenter indleveret, og det var svært at finde dem senere, når det var nødvendigt. Det var også virkelig svært at få øje på tendenser i fejl, og dette blev næsten aldrig gjort manuelt.

Løsningen med audits.io

”Nu bruger vi audits.io på to forskellige måder. Den første er kvalitetsaudit - vi måler kvaliteten af ​​forskellige tjenesteudbydere. Vi tager runden sammen med udbyderne og indsamler de positive og negative iagttagelser,” forklarer lederen for indkøbscentret, Salla Suonperä. ”Tjenesteudbyderen er ansvarlig for at generere rapporten. De er de faktiske brugere af grænsefladen audits.io, og de udfylder informationen. Men vi får rapporterne og analyserne at se.”

Citycon har specifikke kvalitetsniveauer beskrevet i enhver aftale med hver tjenesteudbyder. Hvis tjenesten skulle gå under det aftalte niveau, er der nu gennemsigtig information til at sikkerhedskopiere den, og situationen kan kompenseres. Dashboard-visningen giver Citycon-ledere mulighed for at se hver tjenesteudbyder separat eller sammenligne dem samtidigt. ”Det er let at se en sektion, der ikke fungerer så godt som de andre”, siger manager Suonperä,” og det gør det letter at finde årsagerne til specifikke problemer i hver kategori”.

Salla Suonperäs Top 3 favoritter ved Audits.io:

- Kvalitetsovervågning er meget lettere
- Specifikke problemer findes og håndteres hurtigere
- Dashboardet viser samtidig alle lokaliteter

Først og fremmest sparer audits.io-appen tid. Som Citycon senior ejendomschef Esa Sihvonen udtrykker det: ”Det hele fungerer med bare et par klik. Tidsbesparelsen er bemærkelsesværdig.” Citycon kan føre alle statistikker og rapporter, hvilket gør sammenligninger lettere, hvis organisationen vælger at samarbejde med nye tjenesteudbydere.

Desuden findes alle detailrumsdokumenter ordnet og er let tilgængelige, og der bruges en digital signatur. Før var der problemer med at tage fotos og vedhæfte dem i Word-dokumentrapporter. Men nu er fotofunktionen i audits.io-appen let at bruge og letter i høj grad kvalitetskontrol på hvert sted. Hver enkelt afvigelse fotograferes med en mobiltelefon eller en tablet, og billedet er placeret i den rigtige kategori for at give visuel information og besvare spørgsmål.

Udfordringer før incy.io appen

Med de fantastiske resultater ved brugen af audits.io, besluttede Citycon også at introducere incy.io.

Før brug af incy.io-appen foretog Citycon deres inspektioner ved at gå ture på ejendommen. Formålet var at sikre, at alt var godt med hensyn til renlighed, vedligeholdelse og sikkerhed. Den samme tur blev gennemført flere gange om måneden hvor der blev taget noter og fotos.

Efter turen satte den tilsynsførende sig ved sin kontorpult og vedhæftede fotos i en e-mail; én e-mail pr. tjenesteudbyder og derefter punkter og fotos om de afvigelser, der skal rettes.

I alt omfattede processen flere trin og var temmelig tung. Oplysningerne blev gemt i e-mail-programmet og var kun tilgængelige der. Nogle gange blev nogle mindre afvigelser ignoreret, da processen med at rapportere dem var for tung.

Løsningen med incy.io

Nu administrationsniveau og sikkerhedspersonale bruger appen incy.io til at rapportere eventuelle afvigelser i forbindelse med renlighed, vedligeholdelse af ejendom og sikkerhed."Alle disse funktioner skaber grundlaget for vores indkøbscenterdrift, så appen bruges dagligt " beskriver Suonperä. "Foruden audits.io-appen er formålet at sikre, at vi når det aftalte kvalitetsniveau, mens vi arbejder med forskellige tjenesteudbydere, og at de også modtager information om sagen. Appen incy.io har også lettet feedback."

Salla Suonperäs top 3 kvaliteter i Incy.io:

- Let at bruge
- Lav tærskel for rapportering af afvigelser
- Lettere håndtering af afvigelser bagefter

”I stedet for at booke et specifikt tidsrum til inspektionsrejsen, kan observationer tilføjes sammen med andre opgaver. Og interessant nok er antallet af spontane observationer også steget, siger Suonperä. "Tidsbesparelser og brugervenligheden i appen overraskede os virkelig." Esa Sihvonen indrømmer også, at "appen er virkelig hurtig at bruge, og du kan virkelig gøre alt på stedet".

Resultater

Vedtagelsen af apperne audits.io og incy.io har især øget tidsbesparelser, øget kommunikationen mellem forskellige interessenter og forbedret kvaliteten af observationer i hvert Citycon indkøbscenter i Finland. Al information er nu klart arrangeret og let tilgængelig.

38
Ejede indkøbscentre
170 million
Besøgende årligt
95.6%
Belægningsgrad
4 år
I samarbejde med Plan Brothers

”At arbejde med Plan Brothers er meget enkelt, og det samme gælder deres produkter. Systemet og brugergrænseoverflade er let at bruge og kræver ikke yderligere træning. Kun en håndfuld tjenesteudbydere handler så effektivt, kontinuerligt udvikler deres egne produkter og leverer mulige ændringer. "

Salla Suonperä, Centerchef

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier