Trelleborgs Havn

Logistics & Transportation
incy.io

INTRODUKTION

Trelleborgs havn ledte efter at forbedre deres incident opløsning og opfølgningsprocesser. Igennem at gøre det, adopterede de incy.io og reducerede tiden mellem observationer og opløsning væsentligt.

“Med enkelheden af produktet og muligheden for at bede om feedback fra rapportøren er vi blevet mere effektive til at fikse de problemer som opstår. Ting sker hele tiden, og vi behøver et værktøj som passer til vores specifikke behov”, siger Giacomo La Cerva, Teknisk Kontrollør ved Trelleborgs havn. Han og hans team overser driften af havnen, bygger og vedligeholder infrastrukturen som gør deres havns forretning mulig.


VIRKSOMHEDEN

Trelleborgs havn er den førende Ro-Ro (Roll-on/ roll-off) havn i Skandinavien, flyttede 1.230.000 enheder i 2019, en stigning af 7,7% fra 2018. De tre vigtigste transportører, Stena Line, TT line og Unity Line, forbinder Trelleborg med fem Europæiske havne. De ser 30-32 ankomster og afgange hver dag.

Der har været forsendelsesaktivitet i Trelleborg siden det 16. Århundrede, med den moderne havnevirksomhed som blev etableret i 1861. I dag er Trelleborgs havn fuldt ejet af Trelleborgs kommune, og har 135 personer ansat.



UDFORDRINGER FØR INCY.IO

Med 30-32 afgange og ankomster hver dag, er det vigtigt at håndtere problemer så effektivt som muligt, så det ikke skaber en kaskade spiral af forsinkelser som påvirker hele havnens drift.
Før i tiden loggede Trelleborgs havn incidenter og hændelser i MS Excel, hvilket viste sig at være ineffektivt for at håndtere ting på sådan en stor skala ordentligt. “Vi havde møder to eller tre gange om ugen for at gennemgå regnearket, hvor vi så på gamle og nye problemer som var blevet tilføjet” forklarer Hr. La Cerva. “Det tog op til en time at gennemgå alt det, og konstant spørge ‘er det blevet gjort? Nej. Hvad med det? Nej.’ og jeg indså at dette fungerede ikke.” Hr. La Cerva begyndte at se efter en løsning som gav bedre gennemsigtighed for at tillade brugere at have et bedre overblik over hvad som skete og hvad som skal gøres.

“Det største problem vi havde var opfølgning. Ting skete hele tiden og listen blev større, men så manglede vi en struktureret tilgang til at løse problemerne som vi loggede” siger Hr. La Cerva. Han skabe et mind map som detaljeret beskrev hvordan deres optimale løsning ville se ud og begyndte at tale med potentielle tjenesteudbydere. “Jeg talte med adskillige tjenesteudbydere over en periode på 18 måneder, men var ikke helt tilfreds med hvad de tilbød. Løsningerne var for tunge, for specialiserede, for komplicerede… De adresserede omkring 75% af hvad jeg havde kortlagt. Og så faldt vi over incy.io og Plan Brothers, hvilket jeg fandt ud af var 95% passede. Jeg tænkte at vi nok ikke ville finde en 100% passende løsning uden at idriftsætte softwaren selv, så jeg var ret tilfreds” markerer Hr. La Cerva vedrørende deres søgningsprocess.


VEDTAGELSEN AF INCY.IO

Et hoved kriterium for at vælge Plan Brothers’ løsninger var softwarens brugervenlighed, da den har indbyggede funktioner til opfølgning og incident tracking. Trelleborgs havn startede med en prøve version af incy.io i sommeren til 2018 og besluttede sig hurtigt for at det var den langsigtede vej at gå. “Efter jeg var overbevist om at dette var vores løsning, skubbede jeg den internt for at få grønt lys for vedtagelsen og vi fik det i gang med det samme. Overgangen til Plan Brothers’ software gik glat og problemfrit” siger Hr. La Cerva og fortsætter, “I Trelleborgs havn er det kun teamlederene som bruger incy.io til at logge incidenter. Jeg er selv en aktiv bruger. Det er så let bare at rapportere en observation på vejen”.


RESULTATER OG FORDELE

At kunne tildele opgaver til brugere og sætte deadlines har bevist at være en kæmpe fordel for Trelleborgs havn. På grund af de strømlinede rapporterings- og opfølgningsfunktioner har de observeret drastiske reduktioner i forhold til tiden behøvet til at behandle de observationsrapporter og i tiden mellem observation og løsning er også blevet markant reduceret. “Vi sparer helt klart mere tid. Vi behøver ikke at have møder hvor vi gennemgår Excel logger mere, og alt er i skyen hvor alle kan se hvad der sker” markerer Hr. La Cerva. Med incy.io er det nemt at se alt som stadig er uløst, hvilke skridt skal tages og hvem som er ansvarligt for disse opfølgende handlinger.

Antallet af incidenter som rapporteres er gået ned siden den første lancering. “Vi bruger stadig incy.io aktivt, med omkring 10-15 observationer loggede hver uge. Min teori vedrørende reduktionen af observationer er at vi har effektivt løst nogle af de mest almindelige problemer, så at disse ikke længere er ofte tilbagevendende” forklarer Hr. La Cerva og fortsætter, “Vores næste skridt vil blive at tage en mere proaktiv tilgang til incident forebyggelse ved at bruge audits.io.” Ved at gøre dette vil Trelleborgs havn blive bedre til at identificere hvilke områder som de stadig behøver at fokusere på.

I en fraktningssammenhæng er det af højeste vigtighed at driften forløber glat. Problemer kræver hurtige løsninger for at kunne forhindre forsinkelser, og incy.io har givet Trelleborgs havn de værktøjer som hjælper til med at fremskynde løsningsprocessen, samt reducere det totale antal af incidenter.

1861
Etableret i
1 230 000
Enheder som bliver flyttet årligt
30-32
Daglige ankomster og afgange
135
Ansatte
trelleborgshamn.se/en/

“Efter at jeg var overbevist om at dette var vores løsning, skubbede jeg den internt for at få grønt lys til vedtagelsen, og vi kom i gang med det samme. Overgangen til Plan Brothers’ software gik glat og sømløst.”

Giacomo La Cerva, Teknisk Kontrollør

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier