Trelleborgs Hamn

Logistik & Transport
incy.io

INTRODUKTION

Trelleborgs Hamn strävade efter att förbättra sina incidentbehandlings- och uppföljningsprocesser. I detta syfte implementerade de incidentbehandlingssystemet incy.io och sänkte tiden mellan observation och resolution drastiskt.

“Med produktens enkelhet och möjligheten att begära rapportören ge noggrannare beskrivning, har vi blivit bättre på att korrigera fel som uppstår. Saker händer hela tiden, och vi behöver ett verktyg som är anpassat för våra exakta behov” säger Giacomo La Cerva, Technical Controller på Trelleborgs Hamn. Han och hans team ansvarar för hamnoperationen, genom att bygga och underhålla den infrastruktur som gör hela verksamheten möjlig.


FÖRETAGET

Trelleborgs Hamn är Skandinaviens ledande Ro-Ro (Roll-on/roll-off) hamn, med 1 230 000 flyttade enheter år 2019, ett tillök på 7,7% från 2018. De tre rederierna Stenaline, TT Line och Unity Line förbinder Trelleborg med fem Europeiska hamnstäder. Trelleborgs Hamn har 30-32 ankomster och avfärder varje dag.

Det har funnits godsfraktverksamhet i Trelleborg sedan 1500-talet, men det moderna hamnföretaget etablerades 1861. Idag är Trelleborgs Hamn helägt av Trelleborgs kommun, och anställer 135 personer.




UTMANINGAR FÖRE INCY.IO

Med 30-32 avfärder och ankomster dagligen är det ytterst viktigt att varje potentiella problem behandlas så fort och effektivt som möjligt för att undvika förseningar i operationerna, eftersom dessa bildar fort en snöbollseffekt. Tidigare registrerade Trelleborgs Hamn alla incidenter i MS Excel, vilket visade sig vara för ineffektivt att hantera på denna storleksskala. “Vi höll möten två-tre gånger om veckan där vi gick igenom denna Excelfil, kollade gamla och nya fall som lagts till” förklarar La Cerva. “Det tog uppemot en timme att gå igenom, hela tiden frågande ‘Har detta gjorts? Nae. Än det här? Nej.’ och jag fattade att så här kan vi inte fortsätta.” La Cerva började leta efter alternativa lösningar som gav bättre transparens och gav användarna en bättre överblick av vad som pågick och vad som måste göras.

“Det stora problemet vi hade var uppföljningen. Saker händer hela tiden och listan växer, men sedan hade vi inget strukturerat sätt att processa de incidenter vi registrerade” säger La Cerva. Han skapade en mindmap där han beskrev hur deras optimala lösning skulle se ut och började snacka med potentiella leverantörer av denna mjukvara. “Jag snackade med flera leverantörer under en ett och ett halvt års tid, men jag var inte riktigt nöjd med utbudet som fanns. Deras lösningar var för tunga, för specialiserade, för komplicerade… De omfattade kanske 75% av det jag hade detaljerat i min mindmap. Sen råkade jag på incy.io och Plan Brothers, vilket jag fann att uppfyllde kanske 95% av det jag önskade. Jag tänkte dock att jag inte kommer att hitta en 100% lösning utan att programmera den själv, så jag var riktigt nöjd” minns La Cerva tiden då han letade efter lösningar.




IMPLEMENTERING AV INCY.IO

Det huvudsakliga kriteriet för Trelleborgs Hamn att välja Plan Brothers lösningar var applikationens användarvänlighet, likväl de inbyggda uppföljnings- och incidentspårningsfunktionaliteterna. Trelleborgs Hamn började med en testversion av incy.io under sommaren 2018, och fattade fort beslutet att detta var deras optimala lösning. “Då jag var övertygad om att detta var vår lösning pressade jag hårt internt för att få godkännande för implementeringen och komma igång omedelbart. Transitionen från vad vi hade till att använda incy.io gick väldigt smidigt och sömlöst” säger La Cerva och fortsätter, “På Trelleborgs Hamn använder endast gruppledare incy.io att rapportera incidenter. Jag är själv en aktiv användare. Det går så lätt att bara rapportera någonting”.


RESULTAT OCH FÖRDELAR

Att kunna tilldela uppgifter och sätta deadline åt användare har visat sig vara väldigt nyttigt för Trelleborgs Hamn. På grund av de strömlinjeformade rapporterings- och uppföljningsfunktionerna har de märkt drastiska minskningar i tiden som behövs för att behandla observationsrapporter, och tiden mellan observation och upplösning har också minskats avsevärt. ”Vi sparar definitivt tid. Vi behöver inte hålla möten för att gå igenom Excel-loggen längre, allt ligger i molnet och är synligt för alla” säger La Cerva. Med incy.io är det lätt att se vad som återstår olöst, vilka steg som måste vidtas och vem som är ansvarig för dessa uppföljningsåtgärder.

Antalet rapporterade incidenter har minskat sedan de första månaderna efter lanseringen. ”Vi använder fortfarande incy.io aktivt, med cirka 10-15 observationer loggade varje vecka. Min teori om minskningen av observationer är att vi effektivt har löst flera av våra vanligaste frågor, så de är inte längre lika ofta förekommande” förklarar La Cerva och fortsätter, ”Vårt nästa steg blir att ta en mer proaktiv inställning till händelser och sträva efter att förebygga händelser med audits.io.” På så sätt kommer Trelleborgs Hamn att bättre kunna identifiera vilka områden de fortfarande behöver fokusera på.

I sjöfartsbranschen är det mycket viktigt att verksamheten går smidigt. Problem kräver snabba lösningar för att undvika förseningar, och incy.io har gett Trelleborgs Hamn verktygen för att påskynda upplösningen och till och med minska det totala antalet incidenter.

1861
Etablerat
1 230 000
Enheter fraktade årligen
30-32
Dagliga ankomster och avfärder
135
Anställda
trelleborgshamn.se

“Då jag var övertygad om att detta var vår lösning pressade jag hårt internt för att få godkännande för implementeringen och komma igång omedelbart. Transitionen från vad vi hade till att använda incy.io gick väldigt smidigt och sömlöst”

Giacomo La Cerva, Technical Controller

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier