Tokmanni

Vähittäiskauppa
audits.io
incy.io

JOHDANTO

Tuhansia työntekijöitä lähes 200:ssa toimipisteessä ja verkkokaupassa työllistävä Tokmanni on yksi Suomen suurimmista vähittäiskaupan toimijoista. Yrityksessä tunnistettiin, että turvallisuusjohtamiseen oli tarjolla nykyaikaisempia ratkaisuja, joilla voitaisiin korvata perinteiset paperiraportit. Näitä oli liitettävä manuaalisesti vakuutusyhtiölle lähetettäviin raportteihin, minkä vuoksi yrityksen johto sai tarvittavat tiedot kohtuuttomalla viiveellä. Saadakseen paremman yleiskuvan turvallisuuteen liittyvistä riskeistä, läheltä piti -tilanteista ja poikkeamista, Tokmanni päätyi valitsemaan Plan Brothersin kehittämän incy.io-alustan. Uusi ratkaisu ei ainoastaan parantanut turvallisuuden läpinäkyvyyttä, vaan myös moninkertaisti vuonna 2019 raportoidut yksittäiset turvallisuushavainnot kolminumeroiseen määrään vuonna 2020.

YRITYS

Vuonna 1989 perustettu Tokmanni on kasvanut markkinajohtajaksi yhdistämällä yrityskaupoilla useita pienempiä ketjuja yhden brändin alle. Tokmanni on Suomen suurin halpakauppaketju, jolla on lähes 200 liikettä ja noin 4000 työntekijää. Yrityksen liikevaihto oli vuonna 2020 1073,2 miljoonaa euroa. Tokmanni on käyttänyt Plan Brothersin työkaluja vuoden 2020 alusta lähtien.

HAASTEET ENNEN KÄYTTÖÖNOTTOA

"Tapaturmatiedot menivät aiemmin suoraan vakuutusyhtiöllemme, eikä niitä kirjattu omiin järjestelmiimme. Odotimme heidän lähettävän meille johtopäätöksensä, ennen kuin pystyimme edetä sisäisesti ja viestiä tapahtumista oikein. Vakuutusyhtiö palasi aina takaisin viiveellä, mikä vaikeutti tietoisten turvallisuuspäätösten tekemistä", Tokmannin henkilöstöjohtaja Sirpa Huuskonen kertoo. Vaikka tiedot lähetetään myös jatkossa vakuutusyhtiöön, haluttiin ne säilyttää myös sisäisesti.

Myös havaintojen tiedonkeruumenetelmä oli tehoton, sillä se jätti osan tärkeistä tiedoista pois varsinaiselta ilmoituslomakkeelta. "Jokaisen onnettomuuden syiden selvittämiseksi jouduin soittamaan ilmoittajalle ja pyytämään lisätietoja siitä, mitä tapahtui ja miten näin pääsi käymään", muistelee Tokmannin päätyösuojeluvaltuutettu Erja Vinni. Läheltä piti -tilanteista Tokmanni keräsi tiedot talteen perinteisillä paperilomakkeilla. ”Jokaisella yrityksen toiminnallisella alueella oli vihko, johon läheltä piti -tilanteet kirjattiin. Vihko luovutettiin tämän jälkeen työnjohtajalle, joka puolestaan ​​kirjasi havainnot järjestelmään. Tämä ei toiminut käytännössä, sillä kaikkialla oli liian paljon paperilappuja. Itse kirjaaminen sujui vielä jokseenkin, mutta tietojen siirtäminen Exceliin myöhempää raportointia varten osoittautui hankalimmaksi osaksi”, Huuskonen muistelee.

"Emme osanneet ratkaista ongelmaa itse. Harkitsimme aluksi, että kopioisimme vakuutusyhtiölle korvauksia varten lähetettävät raportit Excelissä, mutta tunnistimme tästä koituvan ongelmia. Tiesimme, että markkinoilla oli turvallisuusjohtamisen ratkaisuja, joiden avulla voisimme päästä tavoitteeseen ja kehittää samalla myös turvallisuuskulttuuriamme”, Huuskonen kertoo. ”Kartoitimme erilaisia vaihtoehtoja mobiiilipohjaiselle järjestelmälle. Työterveyshuollon palveluntarjoajan ehdottama ratkaisu osoittautui todella raskaaksi, emmekä halunneet investoida siihen omaisuuksia. Plan Brothers erottui joukosta, sillä heillä oli hyvät referenssit alalta."

Koska Plan Brothersilla oli jo useita suuria vähittäiskaupan toimijoita asiakkaina, Tokmannilla oltiin vakuuttuneita siitä, että incy.io soveltuisi myös heidän tarpeisiinsa. Päätös hankinnasta tehtiiin vuoden 2019 lopulla ja mukaan haluttiin myös Plan Brothersin toinen järjestelmä, auditointien ja tarkastusten suorittamiseen kehitetty audits.io. "Halusimme järjestelmän, joka sisältäisi eniten toimintoja yhdellä alustalle. Käytön tuli oli olla yksinkertaista ja järjestelmien tuli soveltua saumattomasti myös mobiilikäyttöön", Huuskonen kertoo.


KÄYTTÖÖNOTTO

Vuoden 2020 alku toi mukanaan maailmanlaajuisesti ainutlaatuisia haasteita, mutta incy.io:n ja audits.io:n käyttöönotto saatiin vietyä läpi ongelmitta. "Emme havainneet minkäänlaista muutosvastarintaa, mutta jouduimme kouluttamaan henkilöstön samalla kun COVID-19 keskeytti säännöllisen työskentelyn. Olimme kaikesta huolimatta innoissamme näiden uusien järjestelmien jalkauttamisesta”, Huuskonen kertoo. Käyttöönotto oli menestys, sillä loppukäyttäjät omaksuivat työkalut nopeasti ja alkoivat raportoida laadukkaita havaintoja melkein välittömästi. ”Onnettomuustutkinta on nyt tehty erittäin paljon helpommaksi. Sen sijaan, että ilmoittajalta pitäisi kysyä lisätietoja puhelimitse, saadaan tarvittavat tiedot kerättyä jo raportointivaiheessa. Tämä on auttanut minua selvittämään havaittujen ongelmien juurisyitä paljon tehokkaammin”, Vinni kehuu. "Raportit eivät ole ainoastaan laadultaan parempia, vaan niitä myös saadaan kerättyä lukumäärällisesti huomattavasti enemmän, sillä raportoimisen kynnystä on saatu madallettua merkittävästi. Vuonna 2019 meillä oli seitsemän onnettomuusraporttia, vuonna 2020 satoja. On selvää, että tämä on valtava kehitys.”

”Työkulttuurissamme ja menetelmissämme on tapahtunut huomattava muutos. Kun jotain yllättävää tapahtuu, tiedot raportoidaan välittömästi ja niistä välittyy tieto automaattisesti oikeille henkilöille. Tämä auttaa meitä reagoimaan nopeasti, tutkimaan syitä ja tekemään kokonaiskuvasta johtopäätöksiä, jotka kehittävät turvallisuutta eteenpäin”, Huuskonen sanoo. ”Pystymme nyt yhdistelemään ja hyödyntämään tietoja paremmin, sillä halutut asiat on aiempaa helpompi löytää. Kaikki on saatavilla yhdestä ainoasta työkalusta, joka on tarpeeksi monipuolinen, jotta sillä voidaan kattaa useita erilaisia ​​käyttötapoja. Tämä ei ole vain turvallisuuteen soveltuva järjestelmä, vaan olemme käyttäneet sitä myös muihin arkipäiväisiin tehtäviin.”


TULOKSET JA HYÖDYT

Raportoitujen havaintojen monikymmenkertainen kasvu on seurausta Tokmannin tietoisista valinnoista. ”Haluamme, että poikkeamista, vaaroista ja läheltä piti -tilanteista ilmoitetaan aina kun niitä havaitaan. Kuten olemme jo nähneet tapahtuvan, korostamalla näiden ilmoitustyyppien välttämättömyyttä turvallisuudesta tehdään kaikille mielenkiintoisempaa ja onnettomuuksien määrä saadaan vähentymään”, Huuskonen sanoo. ”Incy.io on erittäin intuitiivinen ja helppokäyttöinen. Meidän pääkäyttäjien on ollut erittäin helppoa tehdä muutoksia tai lisäyksiä järjestelmän sisältöihin", kertoo työhyvinvoinnin johtaja Heidi Koponen.

Hyödyistä puhuttaessa kiitosta saavat myös incy.io:n avoimet linkit, joiden avulla järjestelmään voi raportoida havaintoja ilman sisäänkirjautumista. Kaikilla työntekijöillä ei ole sisäänkirjautumista varten vaadittuja sähköpostitunnuksia, joten myös näiden henkilöiden on helppo raportoida havaitut asiat järjestelmään. Avoimet linkit mahdollistavat samalla tiedonkeruun myös muilta sidosryhmiltä, kuten asiakkailta ja palveluntarjoajilta.

”Suurin hyöty meille on, että saamme nyt kaikki tiedot reaaliajassa. Emme voineet hyväksyä sitä, että havaitun asian ja johtopäätösten välillä oli merkittävä viive, joten on ollut ilo huomata, että olemme päässeet tästä viiveestä eroon. Tiedämme nyt välittömästi mitä ja missä jotain tapahtuu, ja voimme toteuttaa korjaavia ja ennaltaehkäiseviä toimia hyvin nopeasti. Aina on parantamisen varaa, mutta olemme lähestymässä toivottua turvallisuusjohtamisen tasoa. Se on mielestäni ollut järjestelmän suurin hyöty”, Huuskonen päättää.

4000
Työntekijää
Lähes 200
Myymälää
1,073 mrd. €
Liikevaihto
Yli 10X
Havaintomäärät
tokmanni.fi

”Suurin hyöty meille on, että saamme nyt kaikki tiedot reaaliajassa. Tiedämme välittömästi mitä ja missä jotain tapahtuu, ja voimme toteuttaa korjaavia ja ennaltaehkäiseviä toimia hyvin nopeasti."

Sirpa Huuskonen, Henkilöstöjohtaja

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier