Restel

Gästfrihet
audits.io
incy.io

Introduktion

En systemhelhet bestående av Plan Brothers audits.io och incy.io applikationer implementerades 2017 i alla Restel restauranger för att hantera arbetssäkerhet och hälsa. HR-chef Marika Mäkelä har varit nöjd med systemet från början.

“Oavsett funktion eller applikation måste ett modernt system vara helt mobilkompatibelt och anpassningsbart till en föränderlig värld. Våra restauranger gör kvälls- och nattarbete, vilket naturligtvis innebär egna risker. Informationen om dessa risker och relaterade observationer måste röra sig fort, oavsett tid och plats”, säger Mäkelä.

Vid Restel utförs riskbedömningar och inspektioner på mobila enheter av alla övervakare, och händelserapportering av alla de 2500 anställda på mer än 200 restauranger.

Företaget

Restel är ett av Finlands största restaurangföretag som täcker mer än 200 restauranger, sportbarer, matställen, servicestationer och snabbmatsrestauranger. Restels portfölj innehåller nationellt och internationellt kända varumärken som Burger King, Taco Bell, O’Learys, Rax, HelmiSimpukka Shell, den mysiga Kaarle XII och den nyaste medlemmen Ísey Skyr Bar.

Restel och dess dotterbolag ingår i ägarkooperativet Tradeka, som har mer än 200 000 medlemmar och en total omsättning på mer än 430 miljoner euro i 2018. Med mer än 2500 anställda runt om landet är Restel en betydlig arbetsgivare och med stor samhällelig påverkan.

Restel har mer än 200 restauranger runt om hela Finland. Det breda utbudet betjänar från centralt belägna snabbmatsrestauranger till servicestationer längs landsvägarna och från ishallarnas evenemangfika till matställen för sena kvällar.

Inledande utmaningar

Innan implementeringen av Plan Brothers applikationer genomfördes riskbedömningar i Restels restauranger med pappersformulär, som arkiverades lokalt i mappar. Ur ett ledningsperspektiv var detta en mardröm, framför allt då varje plats måste kontrolleras separat för att se om riskbedömningen var uppdaterad, och även då var man tvungen att lita blint på den svarande personen. “Det var egentligen möjligt att bara ändra på datumet på en tidigare riskbedömning och sedan meddela att ärendet var skött”, säger Mäkelä.

Incidentrapporter och nära ögat-händelser skulle lagras i ett system som kändes inom Restel vid namnet Ledningens plattform. Systemet fungerade endast via dator, vilket ledde till att många anomalier förblev orapporterade, och även de incidenter som blev rapporterade nådde nödvändigtvis inte någonsin någon vart. “Vi visste att en hel del avvikelser inte rapporteras, men till och med de rapporterade avvikelserna skickade inte några varningar till rätt personer”, fortsätter Mäkelä.

Mäkelä anser att det var en minst lika stor utmaning att hantera 200 butiker utan en operativ helhetsöversikt: “När det gäller riskbedömningar fick vi ingen sammanfattande rapport och när det gäller avvikelser såg vi bara de totala antalen. Då vi ville gå djupare in i orsakerna och typerna var vi tvungna att öppna varje rapport manuellt och separat.

Implementering

Restel satte ut en offert för ett övergripande system för deras arbets- och säkerhetsledning under hösten 2016. De mest vägande kriterierna för systemet var användarvänlighet och mobil funktionalitet. “Även våra chefer gör utförande arbete, vilket är varför det var viktigt att systemet skulle fungera smidigt i vardagen och kunna användas med alla apparater även då det är bråttom”, säger Mäkelä.

Enligt Mäkelä valdes Plan Brothers som partner särskilt på grund av tidigare referenser och plattformens användarvänlighet, flexibilitet och rapportering och dess statistikproducerande funktioner. “Förutom riskbedömningar och olycksrapporter inkluderade vi också störningar och hotsituationer, avvikelser i penga- och brottssäkerheten och egendomsskador. Vi skapade också ett helt separat inspektionsformulär för månatliga omgångar åt arbetarskyddsfullmäktige.

Det gamla systemet avbröts och det nya systemet introducerades samtidigt i alla Restel-dotterbolag. “När man på fältet uppfattade vad allt systemet kunde användas till och hur informationen rör sig direkt till regional-, kedje- och centralledningen utan några mellanhänder, vände sig även de negativaste attityderna till förespråkare för användandet av applikationerna”, fortsätter Mäkelä.

Fördelar och resultat

Enligt Marika Mäkelä är applikationerna utvecklade av Plan Brothers framför allt ett förvaltningsverktyg som uppfyller mer än principen att vara mycket tydlig. “Samtidigt har alla anställda möjlighet att bli hörda och information rör sig effektivt till rätta parter”, tillägger Mäkelä.

Mäkelä anser att rapportering och analys också har tagits till en helt ny nivå med systemet: “Vi ser nu rapporter och inspektioner av restaurang, region, kedja och organisation som helhet i realtid. Med denna information kan vi prioritera utvecklingsmål mer effektivt än tidigare.”

Ett av Restels varumärken är HelmiSimpukka, vars restauranger finns i anslutning till Shell och St1 bensinstationer.

Med de positiva erfarenheterna har användningen av applikationerna utvidgats inom organisationen till andra behov också: “Burger King och HelmiSimpukka använder applikationerna för att utföra granskningar av restaurangkoncept, utseende och operationella aktiviteter och för att övervaka brister. Plattformens flexibilitet och anpassningsbarhet möjliggör snabb implementering i alla processer”, säger Mäkelä.

Samarbetet har fungerat bra och utvecklingsmöten hålls regelbundet: “Tjänsten har varit förstklassig från början. Alltid då jag bett om något har Plan Brothers funnit en lösning som har i sin tur har snabbt blivit implementerad hos oss”, avslutar Mäkelä

Över 200
Restauranger
Över 2500
Anställda
215M€
Omsättning
restel.fi

“Vi ser nu rapporter och inspektioner av restaurang, region, kedja och organisation som helhet i realtid. Med denna information kan vi prioritera utvecklingsmål mer effektivt än tidigare.”

Marika Mäkelä, HR-chef

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier