Newsec Finland

Hyregästkommunikation
incy.io

INLEDNING


Kommunikation mellan fastighetsföretag och fastighetsförvaltare ses ofta som enkelriktad och aningen styvt. Hyresgäster informeras via e-post, anslagstavlor i lobbyn och användarhandböcker i Word eller PDF-format. Newsecs Business Park-enhet identifierade problem med befintliga kanaler då de ville ytterligare förbättra sina tjänster och hyresgästens upplevelse.

"Allt börjar med att förbättra hyresgästupplevelsen", säger Anna-Maija Ruohonen, chef för Newsecs Business Park-enhet, som tillsammans med sitt team sökte efter ett bättre verktyg för att hantera hyresgästkommunikation. Enhetens tekniska chef, Aappo Niikko, klargjorde behovet av ett system som gör det möjligt att göra olika typer av aviseringar kan skickas och visas, och samlar alla aviseringar i en enda plattform. Verktyget behövde också vara så användarvänligt som möjligt så att dess implementering skulle ske smärtfritt, och utnyttjandegraden skulle förbli hög även i framtiden. Andra nödvändiga funktioner var t.ex. bättre stöd för tvåvägskommunikation, anpassningsbarhet för innehåll och visuellt utseende, och ett användarvänligt gränssnitt för mobila enheter.

FÖRETAGET

Newsec erbjuder ett brett utbud av fastighetstjänster till investerare, ägare och hyresgäster i affärslokaler och lägenheter. Företaget förvaltar fastigheter till ett totalt värde av cirka 60 miljarder euro i de nordiska och baltiska länderna. Newsec sysselsätter mer än 2000 fastighetsmäklare, varav mer än 500 arbetar i Finland.

Plan Brothers digitala granskningsplattform audits.io har använts av Newsec sedan 2017. De första fastigheterna som hanterades av Newsec började använda incy.io för hyresgästkommunikation i början av 2020.

Hills BP är en av Newsecs affärsparkfastigheter i Finland. Foto: Newsec.

UTMANINGAR FÖRE INCY.IO

Det mesta av Newsecs klientkommunikation skedde via e-post. "Detta hade sina egna utmaningar, eftersom olika fastigheter hade sina egna sätt att fungera", säger Niikko och fortsätter: "Uppdateringen av data var tungt eftersom kommunikationen skedde huvudsakligen i formen av e-postlistor. Hyresgästerna såg inte kommunikationen som redan hållits eller några möjliga frågor relaterade till bulletinerna, så vi var ibland tvungna att svara på samma frågor flera gånger för olika hyresgäster."

Arkivering och systematisk dokumentation av hyresgästen upplevdes också som utmanande för fastighetsförvaltare. Hyresgästerna hade inte ett centraliserat sätt att hitta relevant information om fastigheten om de inte själva hade ordnat en separat mapp för bulletiner i sina e-postmeddelanden. ”Exempelvis är fasadrenoveringar ofta långa projekt där det är viktigt att kommunikationen fungerar proaktivt och når alla berörda företag och deras anställda. Projekt av denna typ måste ofta hänvisa till tidigare meddelanden, vilket inte är särskilt behändigt för e-postkommunikation” beskriver Niikko tiden innan de använde incy.io.

IMPLEMENTERING AV INCY.IO

Den fullständiga kommunikationslösningen som utvecklats för Newsec byggdes kring integrationen av incy.io och Pelsu (en Caverion-produkt): incy.io ansvarar för nyhetsbrev, formulär och tvåvägskommunikation med hyresgäster och Pelsu förblev en plattform för digitala användarhandböcker, räddningsplaner och andra säkerhetsrelaterade instruktioner. "Först letade vi bara efter ett enklare sätt att dela information med hyresgäster. Användningen expanderade när vi såg plattformens mångsidiga funktioner i tvåvägskommunikation och nyckelöverlämningar, samt möjligheten att länka användargränssnittet till andra webbplatser, till exempel kantinens lunchlistor", säger Ruohonen.

Catarina Forsblom, affärsparkchef för det nyligen färdigbyggda Tripla Workery, valdes som pilotplats för att testa systemet i en ideal miljö, eftersom hyresgästerna på den nya platsen ännu inte hade förankrats i gamla procedurer. "Ur businessparkchefens perspektiv är det mycket viktigt att kommunicera fördelarna med verktyget effektivt. Detta kommer att få den nya hyresgästen van med att använda systemet redan från början", Forsblom berättar.

Tripla Workery
Newsec ansvarar för fastighetsförvaltningstjänster vid Tripla Workery i Böle. Foto: YIT.

Det fanns heller inget motstånd mot förändringar i fastigheter som vant sig vid tidigare metoder, eftersom hyresgäster snabbt insåg hur enkelt det nya systemet var att använda. Användningen har sedan dess expanderat och idag stöder incy.io Newsecs hyresgästkommunikation i till exempel Metsätapiolas kontorsbyggnadsenhet, Hills Business Park och Life Science Center i Kägeludden samt i andra affärsenheter utanför Business Park-teamet.

RESULTAT OCH FÖRDELAR

Newsec upptäckte fort de mångsidiga fördelarna som applikationen gav. Det är inte längre nödvändigt att skicka flera e-postmeddelanden om samma ämne till enskilda hyresgäster, för det räcker att ge hyresgästerna en länk till incy.io där all information och relaterade diskussioner är tillgängliga för alla i realtid. Om hyresgästen har frågor om till exempel in- eller utflyttning, renovering eller vattenavbrott kan hen lämna feedback eller kommentera bulletinen och få ett snabbt svar från fastighetsansvariga, vilka informeras om kommentarer och feedback via e-post. Centralt tillgänglig information har förbättrat kommunikationen avsevärt: "Fastigheter som utnyttjar incy.io får betydligt färre återkommande frågor än fastigheter som bara använder e-post. Fördelarna är enkla och snabba att se" säger Niikko och fortsätter: "Det är fantastiskt att hyresgästerna kan också kommentera nyhetsbrev, vilket gör dialogen enkel och behändig.

Den interna samordningen av kommunikation har också minskat, eftersom fastighetsförvaltare, fastighetsassistenter och representanter för lobbytjänster nu kan hantera kommunikation på egen hand, göra ändringar i formulär och enkelt uppdatera kontaktinformation. ”Kommunikationen är nu snabbare och mer uppdaterad. Vi har fått riktigt bra feedback från hyresgäster” säger Forsblom. Samtidigt sparar det också tid och förbättrar transparensen i processen: ”När all hyresgästkommunikation har samlats i en plattform och meddelanden skickas därifrån via e-post, är det lätt för oss att hålla reda på vilka frågor som har ställts och besvarats och när. Detta är en mycket effektiv lösning”, fortsätter Ruohonen.

Kontorsbyggnaden Metsätapiola, som drivs av Newsec, döljer en underbar kombination av trä och glas. Foto: Newsec.

Med sina positiva upplevelser av incy.io har Newsec också funnit andra användningsområden för det nya systemet. Till exempel gjordes överlämningar av tjänstnycklar tidigare med papper och penna, men med incy.io har denna process också förts in i den digitala tidsåldern. Entreprenörer och andra tredje parter som behöver nycklarna loggar in i byggnaden, ger sin data till systemet och signerar för nyckeln på samma telefon eller surfplatta. När nyckeln returneras stänger lobbytjänsten händelsen. Om nyckeln inte returneras inom tidsgränsen skickas en automatisk avisering till de relevanta personerna.

Säkerhet är kärnan i Newsecs verksamhet och relaterade frågor har betonats ytterligare under COVID-19-pandemin. Ämnet har kommunicerats aktivt med det nya verktyget: ”Vi kan nu ge säkerhetsrelaterad information och vägledning mer effektivt”, säger Ruohonen. Framtida planer inkluderar en bredare användning av incy.io även utanför företagsparker, eftersom Plan Brothers verktyg har visat sig vara en värdefull del i målet att förbättra hyresgästens upplevelse: ”Vi har en bred och mångsidig fastighetsportfölj under vår kontroll. Behovet av instruktioner och information varierar beroende på fastigheter och hyresgäster”, avslutar Niikko.

YTTERLIGARE INFORMATION OM TJÄNSTERNA

Plan Brothers incy.io-plattform har utvecklats för att sänka tröskeln för rapportering och förbättra tvåvägskommunikationen mellan olika företagsintressenter. Den kan användas för att samla in och bearbeta olika typer av observationer, t.ex. relaterade till säkerhet och kvalitet, för att skicka informationspaket till önskade målgrupper och för att förbättra transparensen i kommunikationen. Det webbläsarbaserade gränssnittet fungerar sömlöst med enheter av olika storlek, utan något behov att installera en separat applikation. Systemets innehåll, visuella utseende och användarroller kan anpassas för att möta kundernas specifika behov.

Incy.io fungerar på alla enheter utan en separat applikation. Om det behövs kan användaren spara en ikon av programmet på telefonens startskärm.

Caverions Pelsu-system, som är den andra delen av den fullständiga fastighetskommunikationslösningen, täcker vanligtvis byggnads- och operativa räddningsplaner, användarhandböcker och andra instruktioner under en vy. Systemet hjälper företag att upprätthålla de räddningsplaner som krävs av räddningslagen och fungerar som incy.io på alla terminaler utan en separat applikation.

Är du intresserad? Du kan testa incy.io för att stödja klientkommunikation i 30 dagar gratis. Du hittar mer information om ämnet här: En utmärkt hyresgästupplevelse börjar med enkel kommunikation.

600 MDKR
Värdet av de förvaltade fastigheterna
1750 MDKR
Värdet av genomförda granskningar och analyser
2000
Medarbetare
Business Park -fokuserad enhet
newsec.se

“När all hyresgästkommunikation har samlats i en plattform och meddelanden skickas därifrån via e-post, är det lätt för oss att hålla reda på vilka frågor som har ställts och besvarats och när. Detta är en mycket effektiv lösning.”

Catarina Forsblom, Business Park Manager

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier