Newsec

Vuokralaisviestintä
audits.io
incy.io

JOHDANTO


Kiinteistöissä toimivien yritysten ja kiinteistömanagereiden välistä viestintää pidetään usein yksisuuntaisena ja hieman kankeana. Vuokralaisia tiedotetaan sähköpostilla, auloista löytyvillä ilmoitustauluilla sekä Word- tai PDF-muotoisilla käyttäjäoppailla. Newsecin Business Park -yksikkö tunnisti olemassa olevien kanavien ongelmat, kun he halusivat parantaa kiinteistöjen vuokralaiskokemusta entisestään.

"Kaikki lähtee liikkeelle vuokralaiskokemuksen parantamisesta", sanoo Newsec Business Park -yksikön vetäjä Anna-Maija Ruohonen, joka lähti tiiminsä kanssa etsimään parempaa työkalua vuokralaisviestinnän hallintaan. Yksikön tekninen päällikkö Aappo Niikko määritteli tarpeen järjestelmälle, joka mahdollistaa erityyppisten ilmoitusten lähettämisen ja katselemisen, sekä tuo kaikki ilmoitukset yhdelle alustalle. Työkalun tuli olla myös mahdollisimman käyttäjäystävällinen, jotta sen käyttöönotto sujuisi kohteesta riippumatta mahdollisimman tehokkaasti ja käyttöaste säilyisi korkeana myös jatkossa. Muita vaadittuja ominaisuuksia olivat mm. aiempaa parempi tuki kaksisuuntaiselle viestinnälle, sisältöjen ja visuaalisen ilmeen muokattavuus sekä mobiililaitteisiin sujuvasti taipuva käyttöliittymä.

YRITYS

Newsec tarjoaa monipuolisia kiinteistöalan asiantuntijapalveluita sijoittajille, omistajille ja toimitilojen sekä asuntojen vuokraajille. Yritys hallinnoi kokonaisuudessaan noin 60 miljardin euron arvoisia kiinteistöjä Pohjoismaissa ja Baltiassa. Newsecin palveluksessa työskentelee yli 2000 kiinteistöalan ammattilaista, joista yli 500 toimii Suomessa.

Plan Brothersin digitaalinen tarkastusalusta audits.io on ollut Newsecin käytössä vuodesta 2017 lähtien. Ensimmäiset Newsecin hallinnoimat kiinteistöt alkoivat käyttää incy.io:ta vuokralaisviestintään vuoden 2020 alussa.

Hills BP on yksi Newsecin Business Park -kohteista Suomessa. Kuva: Newsec.

HAASTEET ENNEN INCY.IO:N KÄYTTÖÖNOTTOA

Suurin osa Newsecin vuokralaisviestinnästä tapahtui aiemmin sähköpostitse. ”Tässä oli omat haasteensa, sillä eri kiinteistöillä oli omat tavat toimia”, Niikko sanoo ja jatkaa: "Tietojen päivitysprosessi oli kankea, koska viestintä tapahtui lähinnä sähköpostilistojen kautta. Vuokralaiset eivät nähneet tiedotteisiin liittyvää viestinvaihtoa ja mahdollisia kysymyksiä, joten jouduimme välillä vastata samoihin kysymyksiin eri vuokralaisille.”

Myös vuokralaistiedotteiden arkistointi ja järjestelmällinen dokumentointi koettiin aiemmin kiintestömanagereiden taholla hieman haastavaksi. Vuokralaisilla ei ollut keskitettyä tapaa löytää kiinteistöön liittyviä olennaisia ​​tietoja, elleivät he olleet itse organisoineet sähköpostiinsa erillistä kansiota tiedotteille. ”Esimerkiksi julkisivuremontit ovat usein pitkiä hankkeita, joissa on oleellista, että viestintä toimii ennakoivasti ja saavuttaa kaikki kohteen yritykset ja niiden työntekijät. Tämän tyyppisissä projekteissa joudutaan usein palaamaan aiempiin viesteihin, mikä ei ole sähköpostiviestittelyssä kovin kätevää”, kuvailee Niikko aikaa ennen incy.io:n käyttöä.

INCY.IO:N KÄYTTÖÖNOTTO

Newsecille laadittu vuokralaisviestinnän kokonaisratkaisu rakentui keskenään integroitujen incy.io:n ja pelsu.io:n (Caverionin tuote) ympärille: incy.io:n vastuulla tiedotteet, lomakkeet ja vuokralaisten kanssa tapahtuva kaksisuuntainen viestintä ja pelsu.io alustana digitaalisille käyttäjäoppaille, pelastussuunnitelmille ja muille ohjeille. "Etsimme aluksi vain helpompaa tapaa jakaa tietoa vuokralaisten kanssa. Käyttö laajeni kun huomasimme alustan monipuoliset mahdollisuudet muun muassa kaksisuuntaisessa viestinnässä ja avainkuittauksissa, sekä mahdollisuuden linkittää samaan näkymään muita verkkosivustoja, kuten lounaslistoja", Ruohonen sanoo.

Pilottikohteeksi valitun ja vasta valmistuneen Tripla Workeryn kohdepäällikkö Catarina Forsblom pääsi testaamaan järjestelmää ihanteellisessa ympäristössä, sillä uuden kohteen vuokralaisia ei oltu vielä juurrutettu vanhoihin menettelytapoihin. "Yrityspuiston johtajan näkökulmasta on erittäin tärkeää kommunikoida työkalun eduista tehokkaasti. Näin uusi vuokralainen saadaan mukaan järjestelmän käyttöön heti alusta alkaen”, Forsblom kertoo.

Tripla Workery
Newsec vastaa Pasilassa sijaitsevan Tripla Workeryn kiinteistöjohtamispalveluista. Kuva: YIT.

Muutosvastarintaa ei esiintynyt myöskään kiinteistöissä, joissa oli totuttu aiempiin kanaviin, sillä vuokralaiset ymmärsivät nopeasti, kuinka helppoa järjestelmää oli käyttää. Käyttö onkin sittemmin laajentunut ja nykyään incy.io on Newsecin vuokralaisviestinnän tukena esimerkiksi Metsätapiolan toimistotalo yksikössä, Hills Business Parkissa ja Life Science Center Keilaniemessä, sekä muissa liiketoimintayksiköissä Business Park -tiimin ulkopuolelle.

TULOKSET JA EDUT

Newsecillä huomattiin pian käyttöönoton jälkeen järjestelmän monipuoliset edut. Yksittäisille vuokralaisille ei tarvitse enää lähettää useita samaan aiheeseen liittyviä sähköposteja, vaan riittää, että vuokralaisille jaetaan linkki järjestelmään, jossa kaikki tiedot ja niihin liittyvät keskustelut ovat reaaliaikaisesti kaikkien nähtävillä. Jos vuokralaisella on kysyttävää esim. sisään- tai poismuutosta, remontista tai vesikatkosta, hän voi jättää palautteen tai kommentoida tiedotetta saaden nopeasti vastauksen kiinteistöstä vastaavilta henkilöiltä, jotka saavat tiedon kommenteista ja palautteista sähköpostiinsa. Keskitetysti saatavilla oleva tieto on parantanut viestintää merkittävästi: "Incy.io:ta hyödyntävät kiinteistöt saavat huomattavasti vähemmän toistuvia kysymyksiä kuin kohteet, joissa käytetään vain sähköpostia. Edut on helppo ja nopea nähdä”, Niikko sanoo ja jatkaa: ”On hienoa, että vuokralaisyritysten edustajat voivat myös kommentoida tiedotteita. Tämä tekee vuoropuhelusta helppoa ja kätevää.”

Myös viestinnän sisäinen koordinointi on vähentynyt, sillä kiinteistöpäälliköt, kiinteistöassistentit ja aulapalvelun edustajat pystyvät nyt itsenäisesti hallita viestintää, tekemään muutoksia lomakkeisiin sekä päivittämään yhteyshenkilöiden tietoja: ”Viestintä on nyt nopeampaa ja ajankohtaisempaa. Olemme saaneet vuokralaisilta todella hyvää palautetta”, Forsblom kertoo. Samalla säästetään myös aikaa ja parannetaan prosessin läpinäkyvyyttä: ”Kun kaikki vuokralaisviestintä on koottu yhteen alustaan, ja ilmoitukset lähetetään sieltä sähköpostitse, meidän on helppo seurata mitä on kysytty ja vastattu, sekä milloin näin on tehty. Tämä on erittäin toimiva ratkaisu”, Ruohonen jatkaa.

Newsecin hallinnoima Metsätapiolan toimistotalo kätkee sisälleen upean yhdistelmän puuta ja lasia. Kuva: Newsec.

Positiivisten kokemusten myötä Newsecillä on keksitty myös muita käyttötapoja uudelle järjestelmälle. Esimerkiksi huoltoavainten kuittaukset tehtiin aiemmin kynällä ja paperilla, mutta incy.io:n avulla tämäkin prosessi on tuotu digiaikaan. Avaimia tarvitsevat urakoitsijat ja muut kolmannet osapuolet kirjautuvat sisään rakennukseen ja lisäävät samalla puhelimella tai tabletilla tietonsa allekirjoituksen kera järjestelmään. Kun avain palautetaan, aulapalvelu sulkee avainkuittauksesta tehdyn havainnon. Ja jos avainta ei ole palautettu määräajassa, lähtee siitä automaattinen ilmoitus valituille henkilöille.

Turvallisuus on Newsecin toiminnan keskiössä ja siihen liittyvät asiat ovat korostuneet entisestään COVID-19-pandemian aikana. Aiheista on tiedotettu aktiivisesti uusien työkalujen avulla: ”Pystymme nyt tarjoamaan turvallisuuteen liittyviä tietoja ja ohjeistuksia tehokkaammin”, Ruohonen sanoo. Tulevaisuuden suunnitelmissa siintää incy.io:n laajempi käyttö myös yrityspuistojen ulkopuolelle, sillä Plan Brothersin työkalut on koettu arvokkaaksi osaksi vuokralaiskokemuksen parantamista: ”Meillä on hallinnassa laaja ja monipuolinen kiinteistökanta. Ohjeiden ja tiedottamisen tarve vaihtelee kiinteistöjen ja vuokralaisten mukaan”, Niikko päättää.

LISÄTIETOJA JÄRJESTELMISTÄ 

Plan Brothersin incy.io -alusta on kehitetty madaltamaan raportoinnin kynnystä ja tehostamaan kaksisuuntaista viestintää yritysten eri sidosryhmien välillä. Sen avulla voidaan kerätä ja jatkojalostaa erityyppisiä havaintoja esim. turvallisuuteen ja laatuun liittyen, lähettää tietoiskuja halutuille kohderyhmille, sekä parantaa viestinnän läpinäkyvyyttä. Selainpohjainen käyttöliittymä toimii saumattomasti erikokoisilla päätelaitteilla ilman erillisen sovelluksen asentamista. Järjestelmän sisällöt, visuaalinen ilme ja käyttäjäroolit ovat muokattavissa asiakkaiden erityistarpeiden mukaisiksi.

Incy.io toimii kaikilla päätelaitteilla ilman erillistä sovellusta. Käyttäjä voi tarvittaessa tallentaa ohjelmasta ikonin puhelimen kotinäytölle.

Vuokralaiviestinnän kokonaisratkaisun toisena osana toimiva Caverionin pelsu.io -järjestelmä kattaa tyypillisesti rakennusten ja toimintojen pelastussuunnitelmat, käyttäjäoppaat ja muun ohjeistuksen yhdessä näkymässä. Järjestelmä auttaa yrityksiä vastaamaan pelastuslain vaatimaan pelastussuunnitelmien ajantasaisuuteen ja se toimii incy.io:n tavoin kaikilla päätelaitteilla ilman erillistä sovellusta.

Kiinnostuitko? Voit testata incy.io:ta vuokralaisviestinnän tukena 30 päivää ilmaiseksi. Löydät aiheesta lisätietoja täältä: Erinomainen vuokralaiskokemus alkaa vaivattomasta viestinnästä.

60 mrd. €
Hallinnoitujen kiinteistöjen arvo
175 mrd. €
Suoritettujen tarkastuksien ja analyysien arvo
2000
Työntekijää
Business Park –kohteisiin erikoistunut yksikkö
newsec.fi

”Kaikki vuokralaisviestintä on koottu yhteen alustaan, ja ilmoitukset lähetetään sieltä sähköpostitse. Meidän on helppo seurata mitä on kysytty ja vastattu, sekä milloin näin on tehty. Tämä on erittäin toimiva ratkaisu.”

Anna-Maija Ruohonen, Team Leader, Business Parks

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier