Newsec Finland

Lejerkommunikation
incy.io

INTRODUKTION


Kommunikation mellem ejendomsselskaber og ejendomsadministratorer ses ofte som envejs og lidt stiv. Lejere informeres som regel via e-mail, opslagstavler i lobbyen og brugervejledninger i Word- eller PDF-format. Newsecs Business Park-enhed identificerede problemer med de eksisterende kanaler, da de ønskede at forbedre deres tjenester og lejers oplevelse yderligere.

"Det hele starter med at forbedre lejeroplevelsen," sagde Anna-Maija Ruohonen, leder af Newsecs Business Park-enhed, der sammen med sit team søgte et bedre værktøj til styring af lejerkommunikation. Enhedens tekniske direktør, Aappo Niikko, præciserede behovet for et system, der gør det muligt at sende og vise forskellige typer meddelelser og samler alle meddelelser i en enkelt platform. Værktøjet skulle også være så brugervenligt som muligt, så dets implementering ville være smertefri, og udnyttelsesgraden ville forblive høj i fremtiden. Andre nødvendige funktioner var f.eks. bedre support til tovejskommunikation, tilpasning af indhold og visuelt udseende og en brugervenlig mobilgrænseflade.


VIRKSOMHEDEN

Newsec tilbyder en bred vifte af ejendomsservices til investorer, ejere og lejere i forretningslokaler og lejligheder. Virksomheden forvalter ejendomme med en samlet værdi på ca. 60 mia. € I de nordiske og baltiske lande. Newsec beskæftiger mere end 2.000 ejendomsmæglere, hvoraf mere end 500 arbejder i Finland.

Plan Brothers digitale gennemgangsplatform audits.io er blevet brugt af Newsec siden 2017. De første ejendomme, der administreres af Newsec, begyndte at bruge incy.io til lejerkommunikation i starten af ​​2020.


Hills BP er en af ​​Newsecs forretningspark ejendomme i Finland. Foto: Newsec.

UDFORDRINGER FØR INCY.IO

Det meste af Newsecs klientkommunikation fandt sted via e-mail. "Dette havde sine egne udfordringer, da forskellige firmaer havde deres egne måder at arbejde på," siger Niikko og tilføjer: "Opdateringen af ​​data var vanskelig, fordi kommunikationen hovedsagelig fandt sted i form af e-mail-lister. Lejerne så ikke den kommunikation, der allerede er afholdt, eller eventuelle spørgsmål relateret til bulletinerne, så vi måtte undertiden svare på de samme spørgsmål flere gange for forskellige lejere."

Arkivering og systematisk dokumentation af lejeren blev også opfattet som udfordrende for ejendomsadministratorer. Lejerne ville ikke have en central måde at finde relevante oplysninger om ejendommen på, hvis de ikke havde arrangeret en separat mappe til bulletiner i deres e-mails. ”For eksempel er facaderenoveringer ofte langsigtede projekter, hvor det er vigtigt, at kommunikationen fungerer proaktivt og når ud til alle de berørte virksomheder og deres medarbejdere. Projekter af denne type skal ofte henvise til tidligere beskeder, hvilket ikke er særlig praktisk til e-mail-kommunikation,” beskriver Niikko tiden før de brugte incy.io.


IMPLEMENTERING AF INCY.IO

Den komplette kommunikationsløsning udviklet til Newsec var bygget op omkring integrationen af ​​incy.io og Pelsu (et Caverion-produkt): incy.io er ansvarlig for nyhedsbreve, formularer og tovejskommunikation med lejere og Pelsu forblev en platform for digitale brugervejledninger, redningsplaner og andre sikkerhedsrelaterede instruktioner. "Først ledte vi bare efter en enklere måde at dele information med lejere. Usability udvidet, da vi så platformens alsidige funktioner i tovejskommunikation og nøgleoverførsler samt muligheden for at linke brugergrænsefladen til andre hjemmesider, f.eks. som kantinens frokostlister,” siger Ruohonen.


Catarina Forsblom, Business Park Manager for det nyligt afsluttede Tripla Workery, blev valgt som pilotsted for at teste systemet i et ideelt miljø, da lejerne på det nye sted endnu ikke var forankret i gamle procedurer. "Fra forretningsparkchefens perspektiv er det meget vigtigt at kommunikere fordelene ved værktøjet effektivt. Dette ville vænne den nye lejer til at bruge systemet fra starten," siger Forsblom.

Tripla Workery
Newsec er ansvarlig for ejendomsadministration i Tripla Workery i Böle. Foto: YIT.

Der var heller ingen modstand mod ændringer i ejendomme, der blev vant til tidligere metoder, da lejere hurtigt indså, hvor let det nye system var at bruge. Brugen er siden udvidet og i dag understøtter incy.io Newsecs lejerkommunikation i for eksempel Metsätapiolas kontorbygningsenhed, Hills Business Park og Life Science Center i Kägeludden og i andre forretningsenheder uden for Business Park-teamet.

RESULTATER OG FORDELE

Newsec opdagede hurtigt de alsidige fordele ved applikationen. Det er ikke længere nødvendigt at sende flere e-mails om det samme emne til individuelle lejere, da det er tilstrækkeligt at give lejere et link til incy.io, hvor al information og relaterede diskussioner er tilgængelige for alle i realtid. Hvis en lejer har spørgsmål om for eksempel flytning eller udflytning, renovering eller vandafbrydelse, kan de efterlade feedback eller kommentere bulletinen og få et hurtigt svar fra ejendomsadministratorer, der informeres om kommentarer og feedback via e-mail. Centralt tilgængelige oplysninger har forbedret kommunikationen markant: "Ejendomme, der bruger incy.io modtager betydeligt færre tilbagevendende spørgsmål end ejendomme, der kun bruger e-mail. Fordelene er enkle og hurtige at se," siger Niikko og fortsætter: "Det er fantastisk, at lejere kan også kommentere nyhedsbreve, hvilket gør dialogen enkel og bekvem.


Den interne koordinering af kommunikation er også faldet, da ejendomsadministratorer, ejendomsassistenter og repræsentanter for lobbytjenester nu kan håndtere kommunikation alene, foretage ændringer i formularer og let opdatere kontaktoplysninger. ”Kommunikationen er nu hurtigere og mere opdateret. Vi har fået rigtig god feedback fra lejere,” siger Forsblom. Samtidig sparer det også tid og forbedrer gennemsigtigheden i processen: ”Når al lejerkommunikation er samlet i en platform, og meddelelser sendes derfra via e-mail, er det let for os at holde styr på, hvilke spørgsmål der er blevet stillet og besvaret, og hvornår. Dette er en meget effektiv løsning,” fortsætter Ruohonen.

Metsätapiola-kontorbygningen, der drives af Newsec, skjuler en vidunderlig kombination af træ og glas. Foto: Newsec.

Med sin positive oplevelse af incy.io har Newsec også fundet andre anvendelser til det nye system. For eksempel blev overdragelser af servicenøgler tidligere lavet med papir og kuglepen, men med incy.io er denne proces også introduceret til den digitale tidsalder. Entreprenører og andre tredjeparter, der har brug for nøglerne, logger ind på bygningen, leverer deres data til systemet og underskriver nøglen på samme telefon eller tablet. Når nøglen returneres, lukker lobbytjenesten begivenheden. Hvis nøglen ikke returneres inden for fristen, sendes en automatisk meddelelse til de berørte personer.

Sikkerhed er kernen i Newsecs drift, og relaterede spørgsmål er blevet understreget yderligere under COVID-19-pandemien. Emnet er aktivt kommunikeret med det nye værktøj: "Vi kan nu levere sikkerhedsrelateret information og vejledning mere effektivt," siger Ruohonen. Fremtidige planer inkluderer en bredere brug af incy.io selv uden for forretningsparker, da Plan Brothers værktøjer har vist sig at være en værdifuld del af målet om at forbedre lejers oplevelse: ”Vi har en bred og alsidig ejendomsportefølje under vores kontrol. Behovet for instruktioner og information varierer afhængigt af ejendomme og lejere," konkluderer Niikko.


YDERLIGERE INFORMATION OM TJENESTERNE

Plan Brothers' incy.io-platform er udviklet til at sænke rapporteringstærsklen og forbedre tovejskommunikation mellem forskellige forretningsinteressenter. Det kan bruges til at indsamle og behandle forskellige typer observationer, f.eks. relateret til sikkerhed og kvalitet, at sende informationspakker til ønskede målgrupper og forbedre gennemsigtigheden i kommunikationen. Den browserbaserede grænseflade fungerer problemfrit med enheder i forskellige størrelser uden behov for at installere en separat applikation. Systemets indhold, visuelle udseende og brugerroller kan tilpasses til at imødekomme kundernes specifikke behov.

Incy.io fungerer på alle enheder uden en separat applikation. Om nødvendigt kan brugeren gemme et ikon af applikationen på telefonens startskærm.

Caverions Pelsu-system, som er den anden del af den komplette ejendomskommunikationsløsning, dækker normalt bygnings- og operationelle redningsplaner, brugervejledninger og andre instruktioner under en visning. Systemet hjælper virksomheder med at vedligeholde de redningsplaner, der kræves i redningsloven, og fungerer som incy.io på alle terminaler uden en separat applikation.


Er du interesseret? Du kan teste incy.io for at understøtte lejerkommunikation i 30 dage gratis. Du kan finde mere information om emnet her: En fremragende lejeroplevelse begynder med enkel kommunikation.

600 MDKR
Værdien af ​​de administrerede ejendomme
1750 MDKR
Værdien af ​​afsluttede audits og analyser
2000
Medarbejdere
Business Park-fokuseret enhed
newsec.dk

“Når al lejerkommunikation er samlet i en platform, og meddelelser sendes derfra via e-mail, er det let for os at holde styr på, hvilke spørgsmål der er stillet og besvaret, og hvornår. Dette er en meget effektiv løsning.”

Catarina Forsblom, Business Park Manager

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier