LähiTapiola

Kiinteistöjohtaminen
audits.io

ESITTELY

LähiTapiola Kiinteistövarainhoito päätyi Plan Brothersin audits.io -sovellukseen vuoden 2018 loppupuolella tukemaan omistamiensa kiinteistöjen ylläpidon laadun johtamisessa. Ympäristöpäällikkö Eero Kokkonen voi jo tällä hetkellä kokemuksensa perusteella suositella järjestelmää myös muille vastaaville organisaatioille.

“Vuokralaiset odottavat vuokranantajilta yhä enemmän vastuullisuutta ja tarkempaa laatua. Halusimme vastata tarpeeseen sopivilla johtamisen työkaluilla. Audits.io auttaa meitä johtamaan laatua proaktiivisemmin ja lopultahan kiinteistön yleisilmeen nousu näkyy vuokralaistyytyväisyytenä.”, ympäristöpäällikkö Kokkonen toteaa.

LähiTapiola Kiinteistövarainhoidolla kiinteistöauditointeja ja -tarkastuksia tekevät sekä oma henkilöstö että palveluntarjoaja Realia Managementin työntekijät. Lisäksi suoraan järjestelmän sisällä seurataan myös tarkastuksissa ilmenneitä toimenpiteitä, jotka vastuutetaan huoltoyhtiöille tai muille osapuolille.

YRITYS

LähiTapiola Kiinteistövarainhoito Oy on yksi Suomen suurimpia kiinteistöomistajia hallinnoiden yli 2,5 miljardin euron kiiinteistöomaisuutta. Se on osaLähiTapiola-konsernia, jonka muodostavat yhdessä Kiinteistövarainhoidon kanssa LähiTapiola Vahinkovakuutus, alueyhtiöt sekä LähiTapiola Henkiyhtiö ja LähiTapiola Varainhoito.

LähiTapiola Kiinteistövarainhoito palvelee yli 50 toimitilakiinteistön sekä yli 100 asuinkiinteistön vuokralaisasiakkaitaan noin 50 sisäisen työntekijän ja Realia Managementille ulkoistetun kiinteistöjohtamisen palveluin. Yrityksen tavoitteena on olla Suomen vastuullisin kiinteistövaranhoitaja.

HAASTEET ENNEN AUDITS.IO:ta

“Niin kauan kuin muistan, kiinteistöalalta on puuttunut systemaattinen tapa tarkastella ylläpidon laatua. Liian usein laatu kulminoituu huoltotoimenpiteiden vasteaikaan, mutta se ei kerro koko totuutta: vain jäävuoren huippu tulee vikailmoituksina ja asiakkaiden kokema laatu voi poiketa paljonkin ylläpidon toteuttamasta laadusta”, ympäristöpäällikkö Kokkonen toteaa.

Ajatukset laadun kehittämisessä kiinteistöalalla juontavat juurensa siihen, kuinka paremman ylläpidon laadun tulisi parantaa myös käyttäjätyytyväisyyttä, joka johtaa pidempiin vuokrasopimuksiin ja parempaan vuokratasoon kovenevassa kilpailutilanteessa.

“Tavoitteenamme oli saada systematisoitua ja yhdenmukaistettua ylläpidon laadunseuranta niin, että asia koetaan myös palveluntarjoajiemme näkökulmasta helppokäyttöiseksi ja mielekkääksi”, Kokkonen jatkaa.

AUDITS.IO:n KÄYTTÖÖNOTTO

Vertailtuaan useampia vaihtoehtoja LähiTapiola Kiinteistövarainhoito päätyi valitsemaan Plan Brothersin audits.io -työkalun sen mobiiliominaisuuksien ja raportoinnin kattavuuden takia. “Näin isoa kiinteistömassaa tutkiessa korostuu sekä helppokäyttöisyys kentällä että raportoinnin joustavuus aina portfolio-tasolle saakka”, Kokkonen kertoo.

LähiTapiola Kiinteistövarainhoidon vaatimuksiin kuului oleellisesti myös uusien tarkastuspohjien helppo käyttöönotto ja olemassaolevien muokattavuus kiinteistösalkun moninaisuudesta johtuen. “Tällä hetkellä käyttämämme lomakkeet pitävät sisällään vuokratilojen luovutus- ja vastaanottotarkastukset, kiinteistön yleiskatselmuksen, josta saadaan juurikin perinteisen laatutason ulkopuolelle jääviä asioita poimittua, sekä vuosiauditoinnin, jossa seurataan kiinteistön teknisempiä osa-alueita ja katsotaan, että lakisääteiset velvollisuudet täyttyvät,” Kokkonen tiivistää.

HYÖDYT JA TULOKSET

Järjestelmän käytettävyyteen ja sen tuomiin raportointimahdollisuuksiin ollaan oltu tyytyväisiä, joten Kokkonen suosittelee audits.io -työkalua myös muille kiinteistöomistajille ja palveluntarjoajille: “Järjestelmästä saa raportit helposti sekä kohteittain että tarkastuksittain, mutta myös kaikista toimitila- ja asuntokohteista kootusti auttaen vertailussa ja kokonaislaatutason seurannassa.”

Alustan monipuolisuus on tullut käytön myötä nopeasti esille ja LähiTapiola Kiinteistövarainhoidolla onkin ajatuksissa lisätä järjestelmään uusia lomakkeita asuntotarkastuksista aina palveluntuottajien omavalvontaan ja itsearviointeihin. “Mikä parasta, puutteet vastuutetaan kaikkien eri tarkastuslomakkeiden osalta suoraan huoltoyhtiöille ja muille tärkeillä sidosryhmille. Toimenpiteiden läpimenoaika lyhenee ja prosessin etenemistä voidaan seurata valokuvien ja lisätietojen kera alusta loppuun saakka.” Kokkonen päättää.


yli 50
Toimitilakiinteistöä
yli 100
Asuinkiinteistöä
50
Työntekijää
2,5 mrd. €
Kiinteistöomaisuus
lahitapiola.fi

“Vuokralaiset odottavat vuokranantajilta yhä enemmän vastuullisuutta ja tarkempaa laatua. Halusimme vastata tarpeeseen sopivilla johtamisen työkaluilla. Audits.io auttaa meitä johtamaan laatua proaktiivisemmin ja lopultahan kiinteistön yleisilmeen nousu näkyy vuokralaistyytyväisenä.”

Eero Kokkonen, Ympäristöpäällikkö

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier