HMSHost

Gästfrihet
audits.io
incy.io

Introduktion

Under våren 2019 valde HMSHost Finland Plan Brothers som sin partner då deras General Manager Jenni Pirhonen blivit övertygad av fördelarna med ett system bestående av audits.io- och incy.io-modulerna.

“Vi var medvetna om flaskhalsarna i processerna, men vi hade inte haft tid att hitta en lösning för dem ännu. Till slut behövde jag inte ens leta efter en lösning, då jag blev kontaktad av Plan Brothers och värdet av ett samarbete med dem blev uppenbart då jag hörde mer om deras lösningar”, medger Pirhonen.

Under samarbetet har användningen gradvis ökat och idag används Plan Brothers applikationer av alla företagets anställda. Den mest aktiva användningen är inom administrationen och bland restaurang- och skiftchefer, men exempelvis underhållsförfrågningar görs av hela personalen.

Företaget

HMSHost Finland är ett företag som hanterar restaurangtjänster på Helsingfors-Vanda flygplats och ingår i den internationella HMSHost International. HMSHost är en del av koncernen Autogrill S.p.A. som har mer än 60 000 anställda i mer än 30 länder.

Verksamehet inleddes 2014 och har expanderats till 18 restauranger, inklusive Pier Zero, tre Burger King restauranger, Fågeli, Nordic Kitchen och 60 Degree Bar.

Företaget har cirka 400 anställda och omsättningen i Finland är ungefär 30 miljoner euro.

Inledande utmaningar

Före introduktionen av Plan Brothers verktyg utfördes avvikelserapportering och inspektioner hos HMSHost Finland med hjälp av olika verktyg. Beroende på situationen levererades informationen muntligt, via e-post, textmeddelanden och även skrivet på klistermärken eller pappersformulär. De slutförda inspektionerna lagrades i pappersform i mappar och deras resultat analyserades i Excel.

Enligt restaurangerna var denna process inte transparent nog och rapporteringen krävde onödigt mycket tid från restaurangcheferna, tid som de skulle kunnat använda bättre att upprätthålla utmärkta kundupplevelser: “Restaurangerna rapporterade problemen de fann, men inte nödvändigtvis information om korrigerande åtgärder. Inspektioner tog alldeles för lång tid. Formuläret måste skrivas ut från intran, för vilket restaurangchefen var tvungen att lämna restaurangen och gå till kontoret på flygplatsen. Därefter fyllde man i formuläret med penna, skannade formuläret och slutligen överförde man informationen manuellt till Excel”, säger Pirhonen.

Även administration och underhållsledning kunde underlättas. Att utföra underhållningsförfrågningar brukade vara utmanande för underhållspersonal, eftersom förfrågningarna kom genom så många olika kanaler och samma problem kunde rapporteras i olika format vid flera olika tillfällen. På administrationssidan var det största problemet att se resultaten både från de enskilda inspektionerna och den större helheten. “Om jag ville gå in på en inspektion av ett visst område i en viss restaurang var jag tvungen att leta efter den bland pappersformulären i arkivet. Om jag ville ha en bredare bild av prestandan för alla restauranger var jag tvungen att gå till kontorsdatorn för Excel. Utöver dessa punkter ville vi förbättra också kvalitetskontrollen av tjänsteleverantörerna, till exempel när det gäller städning”, förklarar Pirhonen.

Implementering

Trots att priset är i viss mån alltid en avgörande faktor var köpbeslutet enligt Pirhonen i slutändan väldigt enkelt att göra: “Applikationer som verkligen fungerar på mobilen var direkt relevanta för våra behov. När vi kalkylerade enhetskostnaderna behövde vi inte fundera länge om investeringen skulle betala för sig själv.” När beslutet att samarbeta hade fattats, beslöt HMSHost Finland att inleda verksamheten med en tre månaders pilot.

Under implementeringen skapades de nödvändiga rapporteringsformulären och de önskade frågorna, inspektionsformulären, platserna samt användare och användarrättigheter i systemet i samarbete med Plan Brothers. Inledningen överraskade Pirhonen positivt: “Jag trodde att sådana elektroniska funktioner alltid krävde närvaron av IT. Mitt antagande visades vara fel och jag blev mycket positivt överraskad av detta. Det enda jag skulle ändra skulle vara att inkludera lite fler par händer och ögon i huset under installationen. På så sätt skulle förberedelserna för formulären ännu snabbare och vidareutvecklingen genom bredare expertis lättare.”

Fördelar och resultat

Enligt Pirhonen har samarbetet varit smidigt och användarna på HMSHost Finland har varit väldigt nöjda med resultatet: “Jag har gillat det faktum att Plan Brothers arbetssätt är mycket professionell men samtidigt avslappnad. Det är en låg tröskel att kontakta dem och då man oroar sig för något tänker de ut en lösning snabbt, även till saker som jag inte trodde att skulle lösas lätt.”

När man pratar om fördelar med applikationerna kommer tidsbesparingar främst på tanke. “Det är svårt att säga den exakta tidsbesparingen, men den tid som restaurangcheferna tidigare använde på inspektioner har sjunkit med minst 30%. Jag har själv kunnat ta farväl till pappersformulär och det eviga e-post skrivandet, och jag har betydligt minskat min användning av Excel. 90% av min användning av applikationerna sker mobilt, så jag har blivit bättre att stöda våra lokationer än tidigare. Finansavdelningen har även gett beröm för det automatiskt uppdaterade dataclippet, vilket ger dem nödvändig information för sina kontanthanteringsstickprov”, säger Pirhonen.

Beröm har även givits för de kortare ledtiderna för korrigerande åtgärder, kontrollen som skapas genom ytterligare bearbetning av resultat, ökad intern kunskap om krav och förbättring av kvaliteten på tjänsteleverantörer: “När information om avvikelser nu rör sig i endast en kanal har korrigeringar blivit effektivare. Och när informationen och resultaten är lätt tillgänglig förbättras övervakningen och därmed kontrollen. Med hjälp av systemet har vi också kunnat öka lokationernas medvetenhet om de förväntningar som ställts på dem, vilket säkert kommer att återspeglas i det långa loppet på servicenivå. Och vi kan också använda korrekt och tidsenlig information för att visa tjänsteleverantörer om det finns fluktuationer i deras servicenivå.” 

Pirhonen ser på det framtida samarbetet med Plan Brothers med hög förväntan: “Jag rekommenderar Plan Brothers utan förbehåll och jag ser att vi fortfarande har mycket användning för systemet inom organisationen.”

18
Restauranger
400
Anställda
30M€
Omsättning
hmshost.international

“Jag rekommenderar Plan Brothers utan förbehåll och jag ser att vi fortfarande har mycket användning för systemet inom organisationen.”

Jenni Pirhonen, General Manager

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier