HMSHost

Matkailu- ja ravintola-ala
audits.io
incy.io

ESITTELY

HMSHost Finland valitsi Plan Brothersin yhteistyökumppanikseen keväällä 2019, kun audits.io ja incy.io moduuleista koostuvan järjestelmän edut vakuuttivat General Manager Jenni Pirhosen.

“Olimme tiedostaneet prosessien pullonkaulat, mutta emme olleet ehtineet etsiä niihin vielä ratkaisua. Aktiivisesti ratkaisua ei tarvinnut lopulta edes etsiä, sillä minuun oltiin yhteydessä ja yhteistyön lisäarvo valkeni heti kun kuulin Plan Brothersin tuotteista lisää”, Pirhonen toteaa.

Yhteistyön aikana käyttö on lisääntynyt asteittain ja nykyään Plan Brothersin moduuleja hyödyntävät yrityksen kaikki työntekijät. Aktiivisinta käyttö on hallinnossa sekä ravintola- ja vuoropäälliköiden keskuudessa, mutta esim. huoltopyyntöjä laittavat kaikki työntekijät.

YRITYS

HMSHost Finland on Helsinki-Vantaan lentokentällä ravintolapalveluita hallinnoiva yritys, joka kuuluu kansainväliseen HMSHost Internationaliin. HMHost on kokonaisuudessaan osa Autogrill S.p.A konsernia, jolla on yli 60 000 työntekijää yli 30:ssä maassa.

Vuonna 2014 alkanut toiminta on laajentunut 18 ravintolaksi, joihin kuuluvat mm. Pier Zero, kolme Burger Kingiä, Fågeli, Nordic Kitchen ja 60 Degree Bar.

Yrityksen palveluksessa työskentelee n. 400 työntekijää ja sen liikevaihto on Suomessa n. 30 miljoonaa euroa.

HAASTEET ENNEN YHTEISTYÖTÄ

Ennen Plan Brothersin työkalujen käyttöönottoa, poikkeamien raportointi ja erilaiset tarkastukset suoritettiin HMSHost Finlandissa monin eri välinein. Tieto kulki tilanteesta riippuen niin suullisesti, sähköpostilla, tekstiviesteillä ja pikaviestimillä kuin perinteisillä post-it lapuilla ja paperille tulostetuilla lomakkeilla. Valmiit tarkastukset säilytettiin paperimuodossa kansioissa ja niiden tuloksia analysointiin Excelin avulla.

Prosessi ei ollut ravintoloiden näkökulmasta läpinäkyvä ja raportointi vei ravintolapäälliköiden aikaa pois tärkeimmästä, eli erinomaisen asiakaskokemuksen ylläpitämisestä. “Ravintolat kyllä raportoivat havaitsemistaan ongelmista, mutta eivät välttämättä saaneet tietoa korjaavista toimenpiteistä. Tarkastukset puolestaan veivät paljon aikaa. Lomake piti ensin tulostaa intrasta, mitä varten ravintolapäällikön piti poistua toimipaikasta lentokentällä olevaan toimistoon. Tämän jälkeen tulostettu lomake tuli täyttää, skannata ja lopuksi vielä täyttää tulokset Exceliin”, Pirhonen kertoo.

Tarpeita löytyi myös huollon ja hallinnon puolelta. Huoltopyyntöjen suorittaminen oli huoltomiehille aiemmin haastavaa, sillä pyyntöjä tuli niin montaa eri kanavaa pitkin ja samasta asiasta saatettiin raportoida eri muodoissa useaan eri kertaan. Hallinnon puolella isoin ongelma oli, että sekä yksittäisten tarkastusten tuloksien että laajemman kokonaiskuvan tarkastelu oli työlästä. “Jos halusin pureutua tietyn ravintolan tietyn osa-alueen tarkastukseen, minun tuli etsiä kyseinen paperilomake arkistosta. Ja jos halusin laajempaa kuvaa kaikkien ravintoloiden suoriutumisesta, oli suunnattava toimistolle tietokoneelle Excelin pariin. Näiden lisäksi meillä oli haluna parantaa palveluntarjoajien laadunseurantaa esim. siivouksen osalta”, Pirhonen tarkentaa.

KÄYTTÖÖNOTTO

Vaikka hinta on aina jossain määrin ratkaiseva tekijä, oli hankintapäätös Pirhosen mukaan lopulta helppo: “Aidosti mobiilissa toimivat moduulit osuivat suoraan meidän tarpeisiin. Kun laskimme yksikkökohtaiset kustannukset auki, meidän ei tarvinnut pitkään miettiä maksaako investointi itsensä takaisin.” Kun päätös yhteistyöstä oli syntynyt, päätettiin toiminta aloittaa kolmen kuukauden pilotilla.

Käyttöönotossa järjestelmiin luotiin yhteistyössä Plan Brothersin kanssa tarvittavat raportointilomakkeet ja niihin halutut kysymykset, strukturoidut tarkastuslomakkeet, toimipaikat, sekä käyttäjät ja käyttäjäoikeudet. Käyttöönotto yllätti Pirhosen positiivisesti: “Olin ajatellut, että tällaiset sähköiset toiminnot vaativat aina IT:n läsnäoloa. Oletukseni osoitettiin vääräksi ja olin tästä erittäin positiivisesti yllättynyt. Ainut asia minkä muuttaisin olisi se, että ottaisin käyttöönottoon talon sisältä mukaan hieman useamman silmä- ja käsiparin. Näin lomakkeiden laatiminen olisi vielä nopeampaa ja jatkokehittäminen laajemman osaamisen kautta helpompaa.”

HYÖDYT JA TULOKSET

Pirhosen mukaan yhteistyö on ollut saumatonta ja HMHost Finlandilla ollaan oltu erittäin tyytyväisiä tuloksiin: “Olen pitänyt siitä, että Plan Brothersin tapa toimia on erittäin ammattimainen, mutta samalla rento. Sähköpostia uskaltaa laittaa rohkeasti jos jokin asia mietityttää ja ratkaisu on löytynyt aina nopeasti. Jopa niihin asioihin, joiden en ole uskonut ratkeavan helposti.”

Järjestelmän hyödyistä puhuttaessa ensimmäisenä esiin nousevat aikasäästöt. “Tarkkaa aikasäästöä on vaikea sanoa, mutta ravintolapäälliköiden tarkastuksiin käyttämästä ajasta on pudonnut pois ainakin 30%. Olen samalla itse pystynyt luopumaan paperisten lomakkeiden pyörittelystä ja sähköpostirumbasta, sekä vähentämään Excelin käyttöä huomattavasti. Käytän järjestelmää 90% ajasta mobiilissa kentällä, jolloin voin olla aiempaa paremmin toimipaikkojen tukena. Finanssilta on puolestaan tullut kiitosta automaattisesti päivittyvästä dataclipistä, josta he saavat tarvittavat tiedot raportteihinsa pistokokeena tehdyistä kassanhallinnan tarkastuksista”, Pirhonen kertoo.

Kiitosta saavat myös korjaavien toimenpiteiden lyhentyneet läpimenoajat, tuloksien jatkojalostamisen tuoma kontrolli, talon sisällä lisääntynyt tieto vaatimuksista, sekä palveluntarjoajien laadun parantuminen: “Kun tieto poikkemista liikkuu nyt yhdessä kanavassa, on niiden korjaaminen tehostunut. Ja kun tieto tuloksista on helposti saatavilla, on niiden seuranta ja sitä kautta myös kontrolli parantunut. Järjestelmän avulla olemme myös pystyneet lisäämään toimipaikkojen tietoutta heille asetetuista odotuksista, joka näkyy varmasti pitkässä juoksussa palvelun tasossa. Ja pystymme myös osoittamaan palveluntarjoajille tarkoin tiedoin, jos palvelun tasossa on heidän puoleltaan heilahduksia.”

Pirhonen näkee yhteistyön tulevaisuuden valoisana: “Suosittelen Plan Brothersia varauksetta ja näen, että meillä on talon sisällä järjestelmälle vielä paljon käyttöä.”

18
Ravintolaa
400
Työntekijää
30M€
Liikevaihto
hmshost.international

“Suosittelen Plan Brothersia varauksetta ja näen, että meillä on talon sisällä järjestelmälle vielä paljon käyttöä.”

Jenni Pirhonen, General Manager

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier