HFP Medical

Sundhedspleje Case Study
incy.io

INTRODUKTION

At vokse en virksomhed ved at fusionere flere mindre enheder sammen er sjældent en nem opgave.
Konfronteret med udfordringen af at skalere deres processer, HFP Medical brugte flere måneder på at lede efter en optimal løsning til deres krævende interne kommunikationsbehov. At lære fra incidenter og forbedre processer viste sig at være udfordrende da virksomheden er spredt ud over fem lokationer, og deres primære værktøjer var MS Word, Excel og papir og kuglepen.

“Vi ville have en proces til at indfange alt som blev lært”, siger Chris Adams, Adm. Direktør i HFP Medical, vedrørende vigtigheden af effektiv intern kommunikation. “Nu, med incy.io, kan jeg køre en mere struktureret diskussion om hvad vi skal gøre og hvorfor”, fortsætter Hr. Adams. Ved at adoptere incy.io, kan HFP Medical nu facilitere intern kommunikation og dele deres bedste praksis, derved indfange alt det lærte.

VIRKSOMHEDEN

HFP Medical er et partnerskab mellem fem patientmodtagninger i Vest London, som primært udbyder sundhedspleje og lægehjælp. De blev dannet i 2017 da tre lægepraksis fusionerede, og yderligere to patientmodtagninger blev medlemmer et år senere. Igennem deres fem steder har HFP Medical ca. 150 ansatte, hvoraf 60 af dem er læger. De tager sig af 68 000 patienter og i gennemsnit har de 4 000 kontaktkonsultationer om ugen. De er stolte af deres arbejde i det Britiske Nationale Sundhedsvæsen (NHS) og sigter mod at konstant forbedre deres service med at hjælpe patienter hver dag.


UDFORDRINGER FØR IMPLEMENTERINGEN AF INCY.IO

HFP Medical er en af de sjældne medium-store virksomheder i Storbritanniens medicinske landskab. De er væsentligt større end de fleste uafhængige lægekonsultationer, men stadig mindre end de kæmpe store medicinske centre som har flere tusinder af ansatte. Som et resultat af deres størrelse havde HFP Medical behov for at ændre og standardisere flere af deres processer for at kunne systematisk logge incidenter og dele læringer på tværs af lokationer. “Før incy.io, var der en tendens til at fokusere på de største ting som kunne gå galt, så opmærksomheden var ulige opdelt til potentielle livstruende situationer, som er ret sjældne. Store ting som kunne have gået rigtigt galt” forklarer Hr. Adams og fortsætter. “Ved at fokusere på dette, gik vi glip af detaljerne omkring de små ting hvor ingen skade faktisk var sket, men hvis vi undersøgte det og ændrede den underliggende proces, kunne vi gøre servicen bedre og mere sikker.”


Før incy.io, dokumenterede HFP Medical deres incidenter ved at bruge MS Excel, Word eller helt enkelt ved at skrive dem ned på et stykke papir og opbevare det i et fysik dossier. Selv før fusioneringen af de fem praksis var dette med nød og næppe en okay måde at dokumentere på, men nu havde de brug for et bedre, centraliseret system til incident rapportering. “Jeg så på forskellige systemer over en periode på 8 måneder men kunne ikke finde noget som passede til vores behov. Datix, som ofte bliver brugt af andre i NHS var bedre tilpasset til enorme sundhedsplejemiljø. Mindre lægepraksis kan normalt komme afsted med at skrive ting ned et sted, og håbe på at finde det igen senere.” Forklarer Hr. Adams vedrørende hans søgning efter et system til at spore incidenter og facilitere intern kommunikation. “Da jeg fandt Plan Brothers kunne jeg godt lide at systemet virkede meget simpelt og tilpasseligt. I tog kontakt og fandt ud af at incy.io vingede alle behovene af; simpelt, tilpasseligt og veldesignet. At det kører over skyen er også et stort plus.”


På grund af abonnementsmodellen som incy.io er baseret på var det en nem beslutning for Hr. Adams at vælge Plan Brothers. “Vi kunne starte småt og udvide derfra. Ingen forhåndsinvestering var behøvet. Jeg vidste tidligt at jeg ville prøve det,” mindes Hr. Adams omkring beslutningsprocessen. “Jeg fortalte bestyrelsen hvad det ville koste årligt; de var meget glade.”

IMPLEMENTERING AF INCY.IO

HFP Medical startede med et par enkle skabeloner i incy.io, med et lille antal af personalet som brugere i Marts 2019. “Det var muligt at starte hurtigt og lave nye iterationer i forhold til vores behov,” siger Hr. Adams. De har siden da udvidet deres brug til hver enkelt klinik og ansatte på tværs af deres fem konsultationer.

Et af de vigtigste træk ved incy.io var hvor simpelt og tilpasseligt det var. Brugervenligheden i incy.io betyder at brugerne kan finde deres løsninger intuitivt, og det gør hele rapporteringsprocessen hurtig og let. “Enkelheden er altafgørende fordi hvis det er for kompliceret, så ville brugerne bare lade være med at bruge de og vi ville ende med ikke at have noget rapporteret,” siger Hr. Adams. Administratorerne kan selv oprette rapporteringsformularerne som de vil, hvilken gør det muligt at understrege hastigheden og enkeltheden. “Vi ville se incidenter som muligheder for at lære og forbedre os og mindre som fejl eller ulykker. Så der var en kulturomskiftning. Resultatet var at brugerne rapporterer selv de mindre ting, ikke kun de store begivenheder som skal diskuteres,” siger Hr. Adams om nogle af de indledende ændringer som implementeringen af incy.io bragte med sig.

RESULTATER OG FORDELE

Hr. Adams startede med at strømline HFP Medicals incident rapporteringssystem for at kunne indsamle information til procesforbedring. Med skiftende fokus på dokumentering om hvad som skulle dokumenteres, til indsamling af ting som blev lært fra hændelser, havde de en stigning i ting som blev logget.
“Fordi det var så hurtigt og let at lave en rapport havde vi en stabil stigning i rapporter. Det er meget nemmere for folk at rapportere noget,” forklarer Hr. Adams.

Indsamling af rig data er også anvendeligt for at se tendenser som nogle gange kun er klare ved at se det fra fugleperspektiv. “En af fordelene er kun lige blevet klart på det seneste -- jeg var på udkig efter mønstre og kunne se de største kategorier for fejl. Nu da vi kender til dem, ved vi hvordan vi skal afbøde og modvirke de problemer,” siger Hr. Adams om fordelene incy.io tilbyder. “Vi er i folke-forretningen, og det har hjulpet med at facilitere samtaler. Det er nødvendigt at vi snakker om det som går godt for os og hvad som ikke gør, incy.io har være brugbar for dette.”

På grund af den særlige natur af sundhedsbranchen i Storbritannien og arbejdet i NHS, har HFP Medical ikke kunne linke deres brug af incy.io til nogen direkte stigning i omsætning eller vækst. Men at have et værktøj som incy.io gør deres forretning mere skalerbar. Med et centraliseret system som kører over skyen til intern kommunikation og rapportering, har de fjernet mange af de udfordringer som er ved at være fordelt på tværs af flere lokationer. “Det er nemmere for os at diskutere om ting som er lært fra hændelser fra de ugentlige klinik møder nu. Ved en praksis åbner de incy.io en stor skærm og gå igennem det. De diskuterer hvad som er der og hvis nogen har noget som de vil tilføje, skriver de det direkte ind i incy.io på stedet,” griner Hr. Adams.

Incy.io har gjort forretningen mere skalerbar og har øget antallet af rapporterede observationer til HFP Medical, hvilken som resultat har ledt til højere kvalitetsdata at lære fra. Ved at analysere tendenser som er fundet i deres observationer kan de også identificere nogle nøgleområder som kræver mere opmærksomhed, med målet at gøre forretningen mere sikker og bedre.

68 000
Patienter
4 000
Kontakter per uge
150
Ansatte
5
Modtagninger
https://www.hfpmedical.com/

“Før incy.io var der en tendens til at kun fokusere på de store ting som kunne gå galt, så opmærksomheden var meget ulige fordelt til potentielle livstruende situationer, som er ret sjældne. Store ting kunne have gået massivt galt. Ved at fokusere på dette gik vi glip af detaljerne omkring de små ting, hvor ingen skade havde sket, men hvis vi skulle undersøge det nærmere og ændre den underliggende proces kunne vi give bedre og mere sikker service. Incy.io har hjulpet til med at indfange al den læring.”

Chris Adams, Adm. Direktør i HFP Medical

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier