Finnpilot

Merenkulku
incy.io

JOHDANTO

 

Finnpilot Pilotage Oy tunnisti poikkeamaraportoinnissaan kehitystarpeita, jotta kentältä kerätty tieto ja siihen liittyvä seuranta olisi läpinäkyvää koko organisaation tasolla. Finnpilot otti Plan Brothersin incy.io -alustan käyttöön poikkeamaraportoinnissa keväällä 2020 ja on sittemmin hyödyntänyt saman alustan Whistleblowing -moduulia ratkaisuna vuonna 2021 voimaan astuvaan EU:n Whistleblowing -direktiiviin.

YRITYS


Finnpilot Pilotage Oy on Suomen valtion kokonaan omistama yhtiö, jonka tehtävä on edistää alusliikenteen turvallisuutta ja ehkäistä ympäristölle aiheutuvia haittoja. Finnpilotilla on lakisääteinen yksinoikeus luotsaustoiminnan harjoittamiseen Suomessa ja se antaa laivaliikenteelle apua navigointiin ja ohjaamiseen liittyen sekä rannikoilla että Saimaan alueella. Yrityksellä on noin 330 työntekijää, joista noin puolet on luotseja, eli merenkulun ammattilaisia, joiden tehtävänä on ohjata alukset turvallisesti avomereltä satamiin ja niistä ulos.

Merenkulun merkitys Suomen kansantaloudelle on suuri, sillä viennin ja -tuonnin tonnimääristä valtaosa kuljetetaan laivoilla. Finnpilot ennaltaehkäisee vuosittain useita vakavia onnettomuuksia, joista voisi aiheutua kymmenien miljoonien eurojen kustannukset. Näin yritys palvelee toiminnallaan koko suomalaista yhteiskuntaa.

HAASTEET ENNEN INCY.IO:N KÄYTTÖÖNOTTOA

Finnpilotin työntekijät kirjasivat aikaisemmin poikkeamahavaintonsa suoraan toiminnanohjausjärjestelmään. Tätä ei oltu suunniteltu poikkeamien raportointi ja käsittely edellä, joten prosessiin haluttiin muutoksia. ”Havaintojen raportointi oli toiminnanohjauksen näkökulmasta vain pieni osa ja jäi siten järjestelmässä sivurooliin. Haluttujen ominaisuuksien kehittäminen olisi vienyt meiltä liikaa resursseja ja voimia pois järjestelmän muista kehitystarpeista”, kertoo HSEQ-päällikkö Pasi Paldanius, joka vastaa yhtiön turvallisuuteen, koulutukseen ja laatuun liittyvistä asioista.

Paldaniuksen mukaan turvallisuuskulttuuri on muuttunut alalla viimeisten vuosien aikana: “Huomasimme markkinoilta löytyvän nyt helpompia, notkeampia ja käyttäjäystävällisempiä järjestelmiä, jotka kehittyvät meistä riippumatta. Jos joku on keksinyt pyörän, niin ei meidän kannata lähteä keksimään sitä uudestaan.” Yksi aiemman prosessin kehityskohde oli vuorovaikutuksen parantaminen. Uuden järjestelmän haluttiin tukevan ns. closed loop-ajattelua, jossa havainnon ilmoittaja saa automaattisesti tiedon havaintoon liittyvistä jatkotoimenpiteistä, kommenteista, kysymyksistä, sekä siitä kun havainto on käsitelty. ”Onko asia saatu eteenpäin viranomaisten tietoon? Onko asia korjattu? Mitä korjaavia toimenpiteitä on päätetty toteuttaa? Emme halunneet huutaa metsään, vaan halusimme metsästä myös huudettavan takaisin.” Paldanius kertaa.

Paldanius ja johtoryhmä kuvasivat omat prosessinsa tarkasti, listasivat uuden järjestelmän kriteerit ja kartoittivat markkinoita: ”Halusimme lisätä avoimuutta, läpinäkyvyyttä ja koko henkilöstön osallistamista, sillä ne ovat turvallisuuskulttuurin rakentamisen kivijalka.” Jotta tavoitteet olisi mahdollista saavuttaa, tuli uuden järjestelmän olla teknisesti helppokäyttöisempi ja käytettävissä aidosti myös mobiilissa. Kerättyä tietoa haluttiin myös hyödyntää aiempaa tehokkaammin, joten tämän tueksi kaivattiin sisäänrakennettua analytiikkaa. Kaiken tavoitteena oli mullistaa poikkeamaraportointi siten, että se toisi koko yhtiölle enemmän lisäarvoa.

Lopullinen valinta tehtiin julkisen hankintalain mukaisen kilpailutuksen pohjalta ja voittajaksi valittiin incy.io -alusta. ”Plan Brothers erottui kilpailutuksessa kirkkaasti joukosta.” sanoo Paldanius.

INCY.IO KÄYTTÖÖNOTTO

Finnpilot lähti incy.io:n käytön kanssa liikkeelle keväällä 2020. Järjestelmään luotiin aluksi lomakkeet erilaisille poikkeamakategorioille, positiivisille havainnoille, vaarahavainnoille, toimialalle ominaisille luotsileidarijärjestelyille, sekä luotsin otto ja jättö -kategorioille. Kaikki työntekijät tuotiin palveluun välittömästi käyttäjiksi ja käyttöönotto sujui Paldaniuksen mukaan erinomaisesti: ”Ainoana yllätyksenä oli aikataulun pitäminen. Olen ollut mukana muutamissa tämän tyyppisissä käyttöönotoissa ja yllätyin aidosti siitä, kuinka mutkaton käyttöönotto oli.”

Käyttäjät omaksuivat nopeasti järjestelmän mobiili-toiminnallisuudet ja offline-tuen, jotka madaltivat raportoinnin kynnystä ja paransivat kykyä kerätä tietoa kentältä ajasta ja paikasta riippumatta. Helppokäyttöisyys ilmeni siinä, että järjestelmä aktivoi myös niitä, jotka eivät muuten normaalisti nostaisi asioita puheeksi. ”Käyttäjät ovat hyvin ottaneet omistajuuden incy.io -työkaluun ja liki viikoittain joku käyttäjä raportoi tai kommentoi toiseen asiaan ensimmäistä kertaa. Näin on ollut nyt jo puolen vuoden ajan käyttöönoton jälkeen.” Paldanius kehuu.

Pääkäyttäjänä Paldanius pystyy muokkaamaan ja hallinnoimaan täysin sitä, miten ja mihin käyttötarkoituksiin järjestelmää käytetään: ”Meidän ei tarvitse olla yhteydessä toimittajaan ja selittää mitä tarvitsemme, sillä pystymme itse tekemään muutoksia vaivattomasti. Esimerkiksi uusien kategorioiden rakentaminen on todella mielekästä, sillä näemme tehdyt muutokset heti käyttöliittymässä.”

WHISTLEBLOWING

Finnpilot käyttää incy.io -alustaa poikkeamaraportoinnin lisäksi myös ilmiantokanavana luottamuksellisiin ilmoituksiin, eli perinteisemmin sanottuna whistleblowingiin. ”Halusimme ennakoida joulukuussa 2021 voimaan astuvaa lainsäädäntöä ja otimme lisäosana käyttöön Whistleblowing -ilmoituskanavan. Oletan, että kanava on toiminut hyvin, sillä siitä vastaavat toimitusjohtaja ja henkilöstöjohtaja eivät ole kysyneet minulta apua.” Whistleblowing -kanavan käyttöönotto oli Paldaniuksen mukaan vielä helpompaa kuin muun incy.io:n, sillä kanavaan luodaan vain muutama pääkäyttäjä ja itse raportointi tapahtuu avoimen linkin kautta anonyymisti: “Konsepti oli Plan Brothersin puolelta hyvin selkeä ja käyttöönotto oli lähinnä pelottavan helppoa.” Koska Whistleblowing-moduuli toimii samalla logiikalla muun poikkeamaraportoinnin kanssa, se on suurimmalle osalle henkilöstöä jo valmiiksi tuttu. “Tämän kanavan tarkoituksena ei ole kerätä perinteisiä poikkeamailmoituksia, vaan antaa työntekijöille ja asiakkaille mahdollisuus ilmoittaa väärinkäytöksistä tai muista arkaluonteisista havainnoista anonyymisti.”

TULOKSET JA HYÖDYT

Paldaniuksen mukaan järjestelmän hyödyistä kertoo jo se, että nykyään myös positiiviset havainnot nousevat esille poikkeamien lisäksi: ”Rannikkoa pitkin Torniosta Haminaan ja kanavan kautta Lappeenrannasta Savonlinnaan, kaikki yhtiön sisällä näkyy kaikille, pois lukien luottamukselliset asiat. Positiiviset asiat saadaan näkyville, voidaan tuoda parhaat käytännöt kaikkien tietoon ja parantaa prosesseja tätä kautta.” Näin incy.io toimii sekä poikkeamaraportointijärjestelmänä että jatkuvaa kehitystä tukevana parhaiden käytäntöjen jakelukanavana.

Järjestelmän tuomia rahallisia tai ajallisia hyötyjä ei seurata niin tarkasti, vaan tuloksien keskiössä on turvallisuuskulttuurin parantaminen. ”Toimenkuvassani on tärkeää pyrkiä aistimaan, mitä turvallisuudessa voi vielä kehittää. Viestintä on selkeytynyt ja työvaiheet ovat vähentyneet, kun tieto poikkeamista saadaan reaaliajassa mihin tahansa päätelaitteeseen kaikkien nähtäville. Incy.io on tuonut työkalut tälle vuosituhannelle ja muutoksen vaikutukset turvallisuuskulttuuriin ovat olleet merkittäviä.” Paldanius tarkentaa.

Myös kerätyn tiedon hyödyntäminen on parantunut. Incy.io on integroitu yhtiön AD-käyttäjähallintaan, luotsausjärjestelmään, sekä Microsoftin Power BI -analytiikkatyökaluun. AD-integraation myötä käyttäjät pääsevät kirjautumaan järjestelmään työtunnuksilla, luotsausjärjestelmästä tuodaan automaattisesti luotauksen tiedot rikastamaan poikkeamailmoituksia ja Power BI -yhteys mahdollistaa useiden datalähteiden yhdistämisen ja analysoinnin visuaalisessa muodossa. ”Power BI -rajapinta on ollut erinomainen. Integraatio oli myös ajallisesti ja kustannuksiltaan tehokas toteuttaa.” Paldanius kertoo.

Finnpilotilla on jo tunnistettu uusia käyttömahdollisuuksia järjestelmälle. “Nälkä vain kasvaa syödessä ja minulta on kysytty useasti ‘eikö tämän ja tämänkin lomakkeen voisi viedä incyyn’. Näiden ideoiden pohjalta otimme käyttöön mm. turvallisuuskävely -kategorian”, Paldanius kertoo ja jatkaa: ”Vain mielikuvitus on rajana sen osalta, mitä tulevaisuudessa tulemme lisäämään järjestelmään. Tarve ja nykykäyttö tulevat näyttämään suuntaa siihen, mihin kaikkeen alustaa tullaan laajentamaan.”

Finnpilotilla ollaan kokonaisuutena erittäin tyytyväisiä yhteistyöhön: ”Me olemme tyytyväisiä siihen, että Plan Brothers kuuntelee asiakasta herkällä korvalla ja osallistuu ideointiin tarjoamalla ratkaisuja, mitä me emme asiakkaana aina edes osata kysyä. Myös muutamia räätälöityjä ominaisuuksia on tehty projektiluonteisesti meitä varten. Näin turvallisuuspäällikkönä voin turvallisin mielin suositella incy.io:ta. Jos rehellisiä ollaan, eipä taida olla sellaista toimialaa, mikä ei tästä hyötyisi. Järjestelmä taipuu mielestäni kaikkeen!” Paldanius päättää.

1600-luvulta lähtien
Luotsaustoimintaa Suomessa
330
Työntekijää
25 000
Luotsaustehtävää vuodessa
60
Luotsikutteria ja -venettä
finnpilot.fi

“Konsepti oli Plan Brothersin puolelta hyvin selkeä ja käyttöönotto oli lähinnä pelottavan helppoa. Jos rehellisiä ollaan, eipä taida olla sellaista toimialaa, mikä ei tästä hyötyisi. Järjestelmä taipuu mielestäni kaikkeen!”

Pasi Paldanius, HSEQ-päällikkö

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier