Finnpilot

Maritime
incy.io

INTRODUKTION

Finnpilot Pilotage Ltd ønskede at udvikle deres afvigelsesrapportering, så de oplysninger, der blev indsamlet fra marken og den tilhørende overvågning, skulle være gennemsigtige for hele organisationen. De introducerede Plan Brothers 'incy.io-platform til hændelsesrapportering i foråret 2020 og har siden også implementeret Whistleblowing-modulet fra den samme platform som en løsning på det EU-dækkende Whistleblowing-direktiv, som træder i kraft i 2021.

VIRKSOMHED

Finnpilot Pilotage Ltd er et selskab, der er 100% ejet af den finske stat, hvis mission er at fremme sikkerheden ved skibsfarten og forhindre miljøskader. Finnpilot har en lovbestemt eneret til at gennemføre lodsoperationer i Finland og yder hjælp til skibsfart i forbindelse med navigation og vejledning både ved kysten og i Saimaa-regionen. Virksomheden har ca. 330 ansatte, hvoraf ca. halvdelen er piloter, hvilket betyder maritime fagfolk, der har til opgave at lede skibe sikkert fra åbent hav til og fra havne.

Forsendelse er af stor betydning for den finske økonomi, da størstedelen af mængden af eksport og import transporteres med skib. Finnpilot forhindrer flere alvorlige ulykker hvert år, som kan koste titusindvis af millioner euro. På denne måde betjener virksomheden hele det finske samfund gennem sine aktiviteter.


UDFORDRINGER FØR IMPLEMENTERINGEN AF INCY.IO

Tidligere rapporterede Finnpilot-medarbejdere om deres afvigelsesobservationer via deres ERP-system. Brugssagen var ikke kernen i systemet, så ændringer i processen blev ønsket. ”Rapporteringen af ​​fund var kun en lille del af ERP og forblev derfor i en sekundær rolle i systemet. Udvikling af de ønskede funktioner ville have taget os for mange ressourcer og energi væk fra systemets andre udviklingsbehov ”, siger HSEQ-leder Pasi Paldanius, der er ansvarlig for virksomhedens sikkerhed, træning og kvalitet.


Ifølge Paldanius har sikkerhedskulturen i branchen ændret sig i de senere år: ”Vi fandt ud af, at der nu er lettere, mere fleksible og mere brugervenlige systemer på markedet, der udvikles i hurtige cyklusser uafhængigt af os. Hvis nogen har opfundet cyklen, skal vi ikke begynde at genopfinde den. ” En vigtig forbedring fra den foregående proces var at forbedre sikkerheds- og kvalitetsrelateret interaktion mellem alle medarbejdere. Det nye system var beregnet til at understøtte den såkaldte closed-loop tænkning, hvor anmelderen om en observation automatisk informeres, når der har været opdateringer (f.eks. kommentarer og vedhæftede filer) til observationen, og når den er blevet behandlet. ”Er myndighederne opmærksomme på det rapporterede spørgsmål? Er sagen rettet? Hvilke korrigerende handlinger er der truffet? Vi ville ikke bare råbe ind i skoven, men vi ville også have, at skoven reagerede. ” Paldanius præciserer.


Paldanius og ledelsesteamet dokumenterede deres egne processer i detaljer, oplistede kriterierne for det nye system og kortlagde markedet for potentielle løsninger: ”Vi ønskede at øge åbenhed, gennemsigtighed og involvering af alle medarbejdere, da dette er hjørnestenen i opbygningen en stor sikkerhedskultur. " For at være i stand til at nå målene måtte det nye system være teknisk lettere at bruge og virkelig tilgængeligt til mobil brug. Der var også et ønske om at gøre mere effektiv brug af de indsamlede data, så indbygget analyse var nødvendigt for at understøtte dette. Målet med alt dette var at revolutionere hændelsesrapportering, så det ville give mere merværdi for hele virksomheden.


Den endelige udvælgelse blev foretaget på grundlag af et udbud i overensstemmelse med den finske lov om offentlige indkøb. "Plan Brothers 'incy.io skiller sig klart ud fra konkurrencen." siger Paldanius.

INCY.IO INTRODUKTION

Brugen af ​​incy.io blev lanceret i Finnpilot i foråret 2020. Rapporteringsformularer blev oprindeligt oprettet i systemet til forskellige afvigelseskategorier, positive observationer, fareobservationer, branchespecifikke pilotarrangementer og pilot pick-up og drop-off kategorier. Alle medarbejdere blev straks bragt til platformen som brugere, og ifølge Paldanius gik implementeringen generelt glat: ”Den eneste overraskelse i processen var, at den oprindelige tidsplan faktisk holdt. Jeg har været involveret i ganske få implementeringer, og jeg blev virkelig overrasket over, hvor ukompliceret ombordstigningsprocessen var. "‍

Brugere omfavnede hurtigt systemets mobilfunktioner og offline support, hvilket sænkede tærsklen for rapportering og forbedrede muligheden for at indsamle vigtig information fra marken uanset tid og sted. Brugervenlighed manifesterede sig i det faktum, at systemet også aktiverede de medarbejdere, der normalt ikke ville rejse problemer. ”Brugere har taget ejerskabet af incy.io-værktøjet godt, og næsten hver uge rapporterer eller kommenterer nogle bruger for første gang noget. Dette har nu været tendensen i over et halvt år efter indsættelsen. ”Paldanius roser.

Som administrator nyder Paldanius, at han er i stand til fuldstændigt at ændre og styre indholdet i systemet: ”Vi behøver ikke løbende at kontakte Plan Brothers og forklare, hvad vi har brug for, for vi kan selv foretage ændringerne. For eksempel er det virkelig tilfredsstillende at opbygge nye rapporteringskategorier, da vi kan se ændringerne med det samme i grænsefladen. ” 

WHISTLEBLOWING

Ud over hændelsesrapportering bruger Finnpilot også incy.io-platformen som en rapporteringskanal til fortrolige rapporter, med andre ord til Whistleblowing. ”Vi ønskede at forudse den EU-dækkende lovgivning, der trådte i kraft i december 2021, og introducerede Whistleblowing-kanalen som et yderligere modul. Jeg antager, at kanalen har fungeret godt, da den administrerende direktør og HR-direktør, der er ansvarlig for den, ikke har bedt mig om hjælp. ” Ifølge Paldanius var implementeringen af ​​Whistleblowing-modulet endnu nemmere end resten af ​​incy.io, da kun få administratorer oprettes til kanalen, og selve rapporteringen sker anonymt via et åbent link: ”Plan Brothers præsenterede konceptet virkelig klart og opsætningen var næsten for let. ” Fordi Whistleblowing-modulet fungerer med samme logik som platformen til hændelsesrapportering, er det allerede velkendt for de fleste af medarbejderne. "Formålet med denne kanal er ikke at indsamle traditionelle hændelsesrapporter, men at give medarbejdere og kunder mulighed for at rapportere misbrug eller andre følsomme fund anonymt."

RESULTATER OG FORDELE

Ifølge Paldanius vises fordelene ved systemet allerede ved, at der i dag udover hændelser og afvigelser også fremkommer positive observationer: ”Alt undtagen fortrolige forhold er synlige for alle i virksomheden. Positive ting kan gøres synlige, og bedste praksis kan bringes under alles opmærksomhed for at forbedre processer. ” På denne måde fungerer incy.io både som et rapporteringsværktøj til hændelser og som en distributionskanal til bedste praksis, der understøtter kontinuerlig forbedring.

Systemets økonomiske eller tidsmæssige fordele overvåges ikke så nøje, men forbedring af sikkerhedskulturen er kernen i resultaterne. ”I mit job er det vigtigt at stræbe efter at mærke, hvad der stadig kan udvikles i sikkerhed. Kommunikation er blevet klarere, og arbejdstrin er blevet reduceret, når information gøres tilgængelig i realtid for alle at se. Incy.io har bragt vores værktøjer til dette årtusind, og ændringens indvirkning på sikkerhedskulturen har været betydelig. ” Paldanius specificerer.

Udnyttelsen af ​​data er også forbedret. Incy.io er integreret med virksomhedens AD brugerstyring, pilotsystem og Microsoft Power BI-analyseværktøj. Med AD-integration kan brugere logge ind i systemet med deres velkendte virksomhedsomfattende legitimationsoplysninger, pilotdata importeres automatisk fra pilotagesystemet for at berige rapporterne, og Power BI-forbindelsen gør det muligt at kombinere og analysere flere datakilder i et visuelt format. ”Power BI-grænsefladen har været fremragende. Integrationen var også effektiv med hensyn til tid og omkostninger. ” Siger Paldanius.

Finnpilot har allerede identificeret nye brugssager til systemet. ”Som vi siger i Finland, vokser sult bare, når man spiser. Jeg er blevet spurgt mange gange 'kunne ikke denne og den form implementeres til incy.io. Baseret på disse ideer har vi introduceret f.eks. en sikkerhedskategori i systemet ”, siger Paldanius og fortsætter,“ Kun vores fantasi er grænsen for, hvad vi vil tilføje til systemet i fremtiden. Behov og brug viser den retning, platformen skal udvides til. ”‍‍


Finnpilot har været rigtig tilfreds med samarbejdet som helhed: ”Vi er glade for, at Plan Brothers lytter til kunden med et følsomt øre og engagerer os ved at tilbyde løsninger, som vi som kunde ikke engang ved, hvordan man spørger om. Et par brugerdefinerede funktioner er også blevet lavet til os på projektbasis. Som HSEQ-manager kan jeg med sikkerhed anbefale incy.io. For at være ærlig er der muligvis ikke en industri, der ikke vil have gavn af dette. Jeg tror, ​​at systemet tilpasser sig til alt! ”Paldanius slutter.

Siden det 17. århundrede
Pilotoperationer i Finland
330
Ansatte
25 000
Pilotage missioner årligt
60
Pilotbåde
finnpilot.fi/en

"Plan Brothers præsenterede konceptet virkelig tydeligt, og opsætningen var næsten for let. For at være ærlig er der muligvis ikke en industri, der ikke ville have gavn af dette. Jeg tror, at systemet tilpasser sig til alt!"

Pasi Paldanius, HSEQ Manager

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier