Arcada

Universitet & högskolor
incy.io

Arcada involverar all personal, studenter och intressenter i rapporteringen av händelser.

Introduktion

Under de senaste åren har vikten av säkerhetsstyrning och engagemang i säkerhetsarbete ökat kraftigt i betydelse på högskolor. Arcada har varit en pionjär inom säkerhetshantering sedan 2017, eftersom de uppmanar alla parter, inklusive personal, studenter och besökare, att delta i rapporteringen av händelser och därmed främjandet av säkerhetsarbetet.

“Vi vill vara föregångare i proaktiv säkerhetsutveckling och hantering. Vi ansåg att det var viktigt för oss att välja det mest lättanvända och flexibla verktyget på marknaden”, säger säkerhetschef David Sjöberg om skälen bakom valet av Plan Brothers incy.io-system.

Företaget

Yrkeshögskolan Arcada (eng. Arcada University of Applied Sciences) är en svenskspråkig polyteknik grundad 1995, som skapades då kandidatexamen infördes i en institution som tidigare tillhandahöll gymnasieutbildning.

Arcadas campus och alla dess tjänster ligger i Arabiastranden i Helsingfors, där 165 anställda utför undervisnings- och administrativa uppgifter varje dag. Cirka 2500 studenter undervisas i ekonomi och affärsanalys, energi och materialteknologi, hälsa och välfärd, kultur och kommunikation och vård.

Inledande utmaningar

Innan introduktionen av Plan Brothers incy.io använde Arcada traditionella pappersformulär, i vilka den identifierade bristen eller avvikelsen registrerades. Dessa fyllda formulär samlades in och skickades till campuschefen.

“Tidigare upptäcktes avvikelser kanske en eller två gånger om året eftersom rapporteringen var så invecklad. Ett annat problem var att säkerhetshanteringen var fullständigt reaktiv, vilket betydde att samma avvikelser och incidenter mycket väl kunde upprepas flera gånger innan deras grundorsaker kunde åtgärdas”, säger Sjöberg.

Implementering

Incy.io introducerades i Arcada under sommaren och hösten 2017. Som en del av genomförandet implementerades även SSO-integration (Single Sign-On), vilket gör tillgång möjligt med Arcadas egna ID. Då det var möjligt att logga in på systemet med samma bekanta användarnamn och lösenord blev hela organisationen involverad, inklusive studenter, samtidigt som informationssäkerheten förbättrades.

“Införandet av incy.io välkomnades omedelbart, vilket gjorde att betydligt fler avvikelser rapporterades. Ett bra användargränssnitt hjälpte också att hantera alla avvikelser effektivt”, säger Sjöberg och tillägger ännu: “Jag kommer inte ihåg att jag skulle ha fått några osakliga aviseringar genom systemet. Det är fantastiskt att se att alla vågar rapportera de avvikelser man upptäcker utan att vara rädd för att bli anklagad.”

Fördelar och resultat

Arcada har inrättat ett säkerhetsteam lett av rektorn, som går igenom anomalierna och strävar efter att lära sig mer om dess orsaker. Systemets framgång mäts med antalet rapporterade observationer: “Det viktigaste är naturligtvis inte ökningen av antalet rapporterade observationer, utan det faktum att vi har en väldigt låg tröskel att rapportera observationerna”, förklarar Sjöberg.

I incy.io kategoriseras avvikelser enligt olika ansvarsområden så att meddelanden automatiskt går till rätt person. Förutom säkerhetsrapporter används systemet även för att rapportera om informationssäkerhetshändelser, orosämnen, studentrespons, studenttjänstproblem och incidenter relaterade till utbytesstudier. Avsikten är att lägga till nya kategorier som vi lär oss av befintliga tillkännagivanden och de ytterligare behoven dessa medför.

Som sista betydande förändring nämner Sjöberg utvecklingen av säkerhetskulturen och ökningen av säkerheten i de dagliga uppgifterna: “Nu kommer även mindre orosämnen fram, där de tidigare lätt sopades under mattan. Vi vill ta itu med problem innan de blir kostsamma olyckor eller skador.

~2500
Studenter
165
Anställda
5
Utbildningsavdelningar
17
Kandidatprogram
arcada.fi/sv

“Nu kommer även mindre orosämnen fram, där de tidigare lätt sopades under mattan. Vi vill ta itu med problem innan de blir kostsamma olyckor eller skador.”

David Sjöberg, Säkerhetschef

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier