Arcada

Yliopistot ja korkeakoulut
incy.io

Arcada osallistaa poikkeamaraportointiin koko henkilökunnan, opiskelijat ja tärkeimmät sidosryhmät


ESITTELY

Korkeakouluissa on herätty viime vuosina vahvasti turvallisuusjohtamisen ja turvallisuustyöhön osallistamisen tärkeyteen. Arcadalla ollaan oltu turvallisuusjohtamisessa edelläkävijöitä jo pidemmän aikaa, sillä vuodesta 2017 alkaen turvallisuustyöhön ja poikkeamien raportointiin on valjastettu kaikki osapuolet oppilaita, henkilökuntaa ja vierailijoita myöten.

”Haluamme olla edelläkävijöitä turvallisuuden ennakoivassa kehittämisessä ja johtamisessa. Koimme tärkeäksi valita tueksemme markkinoiden helppokäyttöisimmän ja joustavimman työkalun”, turvallisuuspäällikkö David Sjöberg kertoo perusteluna Plan Brothersin incy.io -järjestelmän valinnalle.

YRITYS

Arcada Yrkehögskolan (eng. Arcada University of Applied Sciences) on vuonna 1995 perustettu ruotsinkielinen ammattikorkeakoulu, joka syntyi kun aiemmin toisen asteen koulutuksia tarjonneen oppilaitoksen rinnalle tuotiin AMK-opetus.

Arcadan campus palveluineen sijaitsee Arabianrannassa Helsingissä, missä opetusta ja hallinnollisia tehtäviä tekee päivittäin 165 henkilökunnan jäsentä. Noin 2500 opiskelijan opetusaloina ovat muun muassa Liiketoiminta ja analytiikka, Terveyden ja hyvinvoinnin ala, Hoitoala, Energia- ja materiaalitekniikka sekä Kulttuuri- ja media-ala.

HAASTEET ENNEN KÄYTTÖÖNOTTOA

Ennen Plan Brothersin incy.io:n käyttöönottoa Arcadalla oli käytössä perinteiset paperilomakkeet, joihin tuli täydentää havaitun puutteen tai poikkeaman tiedot. Kun tiedot oli kerätty lomakkeella, se tuli toimittaa kampuksen tilavastaavalle.

”Aiemmin poikkeamia tuli ehkä yksi tai kaksi vuodessa, koska niiden raportointi oli hyvin hankalaa. Ongelmana oli myös se, että turvallisuuden johtaminen oli täysin reaktiivista, jolloin samat poikkeamat ja tapaturmat saattoivat hyvinkin toistua moneen kertaan ennen kuin niiden juurisyihin päästiin käsiksi”, Sjöberg kertoo.

KÄYTTÖÖNOTTO

Incy.io otettiin Arcadassa käyttöön kesän ja syksyn 2017 aikana. Käyttöönoton osana toteutettiin myös Single-Sign-On (SSO) -integraatio, jonka avulla järjestelmään päästään kirjautumaan Arcadan omilla tunnuksilla. Kun järjestelmään pääsi kirjautumaan tutuilla tunnuksilla, koko organisaatio opiskelijoita myöten saatiin osallistettua tehokkaasti mukaan, samalla parantaen myös tietoturvaa.

”Incy.io:n käyttöönotto sai heti myönteisen vastaanoton, joka johti siihen, että poikkeamia alettiin raportoida aiempaa huomattavasti enemmän. Hyvä käyttöliittymä auttoi myös siinä, että kaikki poikkeamat saatiin käsiteltyä tehokkaasti”, Sjöberg kertoo ja lisää vielä loppuun: ”En muista, että olisimme saaneet yhtään huonolaatuista ilmoitusta järjestelmän kautta. On hienoa nähdä, että kaikki uskaltavat raportoida havaitsemiaan poikkeamia ilman pelkoa, että heitä syytetään.”

HYÖDYT JA TULOKSET

Arcadalla on muodostettu oma rehtorin johtama turvallisuustyöryhmä, joka käy läpi poikkeamat ja pyrkii oppimaan niiden syistä enemmän. Järjestelmän onnistumista mitataan raportoitujen havaintojen määrällä: ”Tärkeintä ei ole tietenkään absoluuttinen havaintomäärän kasvu vaan se, että havaintoja ei pelätä ilmoittaa”, turvallisuuspäällikkö Sjöberg tarkentaa.

Incy.io -järjestelmässä poikkeamat on kategorisoitu eri vastuualueittain siten, että ilmoitukset menevät automaattisesti oikeille vastuuhenkilöille. Työsuojelun ja turvallisuuden poikkeamailmoitusten lisäksi järjestelmällä raportoidaan tietoturvallisuuspoikkeamat, huolet, murheet, opiskelijapalautteet, opiskelijapalveluiden ongelmat sekä vaihto-opiskeluun liittyvät poikkeamat. Tarkoituksena on lisätä uusia kategorioita sitä mukaan, kun nykyisistä ilmoituksista ja lisätarpeista opitaan.

Viimeisenä merkittävänä muutoksena turvallisuuspäällikkö Sjöberg nostaa turvallisuuskulttuurin kehittymisen ja turvallisuuden nousemisen osaksi normaalia toimintaa: ”Nyt pienetkin huolet ja murheet tulevat esille, siinä missä aiemmin ne herkästi lakaistiin maton alle. Haluamme puuttua ongelmin ennen kuin niistä kehittyy kalliita tapaturmia tai vahinkoja."

~2500
Opiskelijaa
165
Työntekijää
5
Koulutusyksikköä
17
AMK-tutkintolinjaa
arcada.fi/fi

”Nyt pienetkin huolet ja murheet tulevat esille, siinä missä aiemmin ne herkästi lakaistiin maton alle. Haluamme puuttua ongelmin ennen kuin niistä kehittyy kalliita tapaturmia tai vahinkoja.”

David Sjöberg, Turvallisuuspäällikkö

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier