Alko

Vähittäiskauppa
audits.io
incy.io

JOHDANTO

Plan Brothersin audits.io- ja incy.io -sovelluksista koostuva järjestelmäkokonaisuus otettiin vuonna 2017 käyttöön kaikissa Alkon myymälöissä, kun koko 2400 työntekijää kattava organisaatio haluttiin aktiivisesti mukaan uudistamaan turvallisuusjohtamisen ja riskienhallinnan prosesseja.

Järjestelmäkokonaisuuden käyttöönoton aikaan Alkon turvallisuuspäällikkönä toiminut Janne Ahtoniemi on ollut uuteen järjestelmään tyytyväinen ja suosittelee sitä vahvasti myös muille: “Järjestelmän käyttöönotto onnistui huomattavasti suunniteltua nopeammin ja olemme yli kymmenkertaistaneet raporttien määrän.”

YRITYS

Alko Oy on Suomen valtion kokonaan omistama osakeyhtiö, jolla on Suomessa yksinoikeus yli 5,5 tilavuusprosenttisten alkoholijuomien vähittäismyyntiin. Alkolla on 366 myymälää sekä 144 verkkokaupan noutopistettä ympäri Suomea aina Hangosta Utsjoen Nuorgamiin. Alkon missiona on maailman vastuullisin tapa myydä alkoholia ja yhtiön tavoitteena on olla asiakaskokemuksen suunnannäyttäjä, vastuullisuuden edelläkävijä, halutuin työnantaja palvelusektorilla ja taloudellisesti vaikuttava.

Alko työllistää 2454 työntekijää, sen kokonaismyynti oli vuonna 2020 yli 92 miljoonaa litraa ja liikevaihto n. 1,297 miljardia euroa.

HAASTEET ENNEN KÄYTTÖÖNOTTOA

Alko lähti uudistamaan turvallisuusjärjestelmiään vuonna 2015. Vanha järjestelmä oli palvellut yrityksen tarpeita pitkään kattaen tapaturma-, uhkatilanne- ja läheltä piti -tilanne raportoinnit sekä riskinarvioinnit, mutta järjestelmän käytettävyys oli tullut tiensä päähän.

“Uutta järjestelmää lähdettiin kilpailuttamaan ratkaisuna sille, mikä vanhassa järjestelmässä oli kankeaa. Halusimme työntekijöiden näkökulmasta helppokäyttöisen mobiilissa toimivan järjestelmän, joka on myös pääkäyttäjän näkökulmasta vaivaton”, Ahtoniemi kertoo.


KÄYTTÖÖNOTTO

Alkolla päätettiin, että uuden järjestelmän onnistumista tultaisiin mittaamaan käytön määrällä ja kerätyn datan laadulla. Ahtoniemen mukaan järjestelmä haluttiin kaikkien ulottuville mobiiliin, mutta valinnassa painotettiin vahvasti myös nykyaikaista intuitiivista käyttöliittymää, jonka avulla myös käyttökoulutukset ja viestintä tulisivat onnistumaan tehokkaammin.

Järjestelmän käyttöönotossa ei myöskään haluttu joustaa vanhastaan hyviksi koetuissa ominaisuuksissa ja integraatioissa: ”Meille oli tärkeää, että sekä käyttäjätunnukset että käyttäjäoikeudet tulevat automaattisesti omista järjestelmistämme integraatioiden avulla. Ne vähentävät kokemustemme mukaan ylläpidon tarvetta ja parantavat tietoturvaa”, Ahtoniemi tarkentaa.

Käyttöönotto aloitettiin helmikuussa 2016 ja alkuperäinen tavoiteaikataulu oli jalkauttaa järjestelmä saman vuoden syyskuuhun mennessä. Projekti saatiin lopulta valmiiksi huomattavasti etuajassa: ”Jouduin erikseen perustelemaan johdolle miten ja miksi saimme järjestelmän käyttöön jo toukokuussa. IT-osastomme mukaan koko organisaatiolle jalkautettavaa järjestelmää ei oltu koskaan ennen saatu yhtä nopeasti käyttöönotettua”, Ahtoniemi kertoo.


TULOKSET JA HYÖDYT

Jo ensimmäisen kuukauden aikana Alkolla oli raportoitu uuteen järjestelmään yhtä paljon havaintoja, kuin edellisessä järjestelmässä koko parhaana vuonna yhteensä. ”Julkistimme ennen käyttöönottoa kunnianhimoisen tavoitteen tuplata aiemman järjestelmän havaintomäärät. Yli kymmenkertaistunut määrä yllätti varmasti meidät kaikki”, Ahtoniemi toteaa.

Ahtoniemi listaa onnistumisen avaimiksi onnistuneen monikanavaisen ja aktiivisen viestinnän käyttöönoton yhteydessä sekä helppokäyttöisen järjestelmän, joka houkuttelee käyttäjää palaamaan ja tekemään lisää havaintoja.

Ahtoniemi nostaa esille myös järjestelmän joustavuuden ja mahdollisuuden tuoda useita eri prosesseja samaan näkymään loppukäyttäjälle: ”Alun jälkeen olemme laajentaneet incy.io:hon mahdollisuuden raportoida myös näpistykset, varkaudet, rikokset, kiinteistö- ja olosuhdehavainnot, alkoholin välitykset sekä palvelupyynnöt siivoukselle ja vartioinnille.”

Alkolla luotetaan vahvasti henkilöstöön ja uusia käyttökohteita on noussut käytön myötä esiin luonnostaan: ”Se millä aloitimme audits.io:n käytön, eli turvallisuuskierrokset ja riskinarvioinnit, on laajentunut mm. asiakaspolku-auditointeihin, sisäisiin tarkastuksiin, maksupäätteiden inventointeihin sekä myymäläprojektien laadunseurantaan. Uusia käyttökohteita tulee koko ajan lisää.” 


TIEDOLLA JOHTAMINEN

Kerätyn turvallisuustiedon määrän lisäksi Alkolla haluttiin panostaa tiedon laatuun ja tapaan miten sitä hyödynnetään. ”Johdon näkökulmasta turvallisuusjohtamisessa oli ongelmana, että tietoa ei välttämättä tullut aiemmin myymäläkentältä ollenkaan. Tavoite oli saada raportit vastaamaan uhkatilanteiden, tapaturmien ja muiden turvallisuushavaintojen osalta todellisuutta, jotta pystyimme aidosti kohdistamaan resurssit sinne, missä niitä eniten tarvitaan”, Ahtoniemi kertaa.

Ahtoniemen mukaan tilannekuva on uuden järjestelmän myötä parantunut huomattavasti aiemmasta: ”Nyt myymälöiden on käytännössä mahdoton vaatia lisää vartiontia, mikäli raportteja ei näy incy.io:ssa. Saamme jopa kellonajan tarkkuudella tietoa, missä ja milloin tapahtuu eniten minkäkin tyyppisiä poikkeamia.” Plan Brothersin työkalut on yhdistetty osaksi Alkon laajempaa tiedolla johtamisen viitekehystä ja kaikki havainnot viedään saumattomasti QlikView -järjestelmään, jossa tietomassaa pystytään visualisoimaan ja yhdistelemään muihin tietolähteisiin.

2454
Työntekijää
364
Myymälää
1,297 mrd. €
Liikevaihto
Yli 10X
Havaintomäärät
alko.fi

“Järjestelmän käyttöönotto onnistui huomattavasti suunniteltua nopeammin ja olemme yli kymmenkertaistaneet raporttien määrän.”

Janne Ahtoniemi, Ex-Turvallisuuspäällikkö

< takaisin case-esimerkkeihin
< Back to case studies
< Back to case studies
< tillbaka till fallstudier
< Tilbage til case studier